Par défaut, le logiciel affiche les informations du présent, c’est-à-dire de l’année d’activité en cours. Il existe plusieurs méthodes afin d’accéder à l’historique pour consulter vos archives, ou aux données futures pour, par exemple, préparer l’année scolaire à venir.

Les boutons d’historique

La première méthode consiste à utiliser les boutons en haut à droite, pour afficher les données d’historique, celles présentes, et celles à venir. Ces boutons affectent les listes, les informations affichées dans les listes, ainsi que les fiches. Par défaut, le logiciel n’affiche que les données du présent. Il est possible de sélectionner ou désélectionner chaque bouton afin, par exemple, d’afficher les données présentes et passées, présentes et futures, passées présentes et futures…

L’année en cours

La deuxième méthode consiste à changer d’année en cliquant sur l’année en cours, en haut à droite de toutes les pages. L’approche est différente. En changeant d’année, on voit dans le logiciel les informations comme elles étaient cette année-là. Cela signifie qu’on ne voit pas forcément les informations des années précédentes. Par exemple, si je place le logiciel dans l’année précédente, je vois les informations de l’année précédente, mais je ne vois pas les personnes ayant quitté la structure avant. Contrairement à la première méthode qui permet de voir toutes les archives, de toutes les années. On notera finalement que, si tous les boutons passé/présent/futur sont activés, alors l’année en cours n’a pas d’importance.

Les éléments basés sur le temps

On distingue deux types d’éléments liés à une notion de temps :

• Ceux liés à l’année scolaire: enseignements, facturation, suivi pédagogique…
• Ceux liés à une date de début et de fin : personnes (fonctions et rôles), matériels (maintenances, réparations, prêts…), partenariats…