Le logiciel utilise un système de règles pour sélectionner des personnes. On retrouve ce système lors de :

• L’invitation de participants à un évènement
• La facturation
• La communication

Les règles « simples »

Comme il est possible de composer des règles très avancées, et que la plupart du temps le besoin des utilisateurs est plutôt simple, deux types de champs sont proposés par défaut :

• Le type « choix libre » : il s’agit d’un champ dans lequel on commence à taper le nom de la personne pour la sélectionner.
• Le type « Groupe de destinataires prédéfinis » : il s’agit d’un menu déroulant dans lequel on choisit parmi un ensemble de règles prédéfinies (élèves, adhérents, personnel…).

Pour tous les groupes que vous choisirez, le logiciel sélectionnera les personnes concernées en fonction de la période sur laquelle vous travaillez

Exemple :

• Groupe de destinataires prédéfinis = élève
• Période du logiciel

Le logiciel va donc rechercher tous les personnes qui ont un rôle "Élève" actif à la date de l'opération

Ajouter des conditions

Ajout d'une condition liée aux rôles des personnes

Un bouton « Ajouter une condition » permet de cumuler les règles. Ainsi, je peux choisir d’écrire à tous les élèves, ainsi qu’à tous les professeurs.

A partir du moment où vous cliquer sur ce bouton, le logiciel passe automatiquement en "Mode Avancé" pour vous permettre de définir les règles que vous souhaitez.

Le logiciel utilisera par défaut l’opérateur « OU ». Cela signifie qu’à chaque fois qu’on ajoute une règle, elles se cumulent.

Exemples

• Vous souhaitez sélectionner les Élèves et les Professeurs. Ce qui veut dire en fait que vous souhaitez sélectionner les personnes qui sont Élèves OU qui sont Professeurs
  
  
  Vous pouvez vérifier en tant réel la cohérence de votre règle en regardant le nombre de résultats, ainsi que le détail.
  
  
• Vous souhaitez sélectionner les personnes qui sont à la fois Élève et qui sont également Professeur. Vous devez alors modifier l'opérateur logique en ET
  
  
  Dans ce cas on voit qu'il n'y a aucune personne dans la structure qui est à la fois Élève et Professeur

Ajout de Règles avancées sur des caractéristiques liées aux personnes

En cliquant sur le bouton « Ajouter une condition », puis de sélectionner "Une recherche avancée sur les personnes...." il est  possible de créer des règles avancées.

Cela permet de faire une recherche en fonction de champs disponibles dans la fiche des personnes.

Par exemple, je peux rechercher toutes les personnes « ayant la fonction de…  », toutes les personnes « résidant dans la ville de… », ou encore toutes les personnes « ayant le tag… », tous les élèves faisant un enseignement en particulier

Exemples :

• Vous souhaitez filtrer les personnes de votre structure qui sont "Adhérents" ET qui sont en "Apprentissage théâtre"
  
  
  Dans cet exemple, il n'y a aucun résultat

Ajout d'un groupe de filtres supplémentaire

Vous pouvez réaliser des filtres basés sur plusieurs filtres.

Il vous faut pour cela cliquer sur "Ajouter un groupe de filtres"

Vous pouvez alors faire des filtres avancés composés de plusieurs filtres

Exemples

1. Vous souhaitez envoyer un mail à tous les "Élèves" qui sont en "Arts plastiques" et les "Élèves" qui sont en "Musique"
   
   
   Dans ce cas le logiciel retrouve 377 élèves
2. Vous souhaitez envoyer un mail aux "Élèves" qui sont dans les 2 domaines d'activité, donc les élèves qui sont à la fois inscrits en "Arts plastiques" ET qui sont également inscrits "Musique"

Dans ce cas le logiciel retrouve 26 élèves qui sont effectivement dans ces 2 domaines d'activité