Générer un avoir pour annuler une facture
Comment annuler une facture et gérer un éventuel règlement ?
Lorsque l'on génère une facture, il n'est pas possible de la supprimer, il convient de l'annuler. Pour cela, il suffit de faire un avoir.
L'avoir est total, et reprend
l'ensemble des produits de la facture
le montant total TTC des produits
la référence et date de la facture
Dans le menu "Facturation > Factures, avoirs et acomptes", retrouvez la facture erronée. À gauche, une icône en forme de "ticket" permet de réaliser un avoir. Cela annule complètement la facture. Il ne sera en revanche pas possible de faire un avoir partiel sur un produit ou une partie de la somme.
L'étape suivante est, éventuellement, de retourner dans la fiche des personnes facturées, afin d'apporter les correctifs nécessaires, comme supprimer un produit par exemple, ce qui ne sera pas possible avant que l'avoir soit établi. Puis de relancer la facturation en allant dans le menu "Facturation > Édition des factures". Ainsi, la nouvelle facture prendra en compte les nouveaux changements.
A noter : il est possible, en utilisant les filtres, d'afficher ou d'exclure les factures et les acomptes qui ont été annulés par un avoir. Vous pouvez également afficher dans la liste la colonne correspondant à cette information il suffit d'afficher la colonne correspondante via le bouton "Colonnes à afficher".
Etape 1: Prévisualisation et message
Une fenêtre vous permet de prévisualiser l’avoir. Il est conseillé de laisse un message descriptif car cela aide plus tard à retrouver la raison de cette annulation. C’est d’autant plus important si l'équipe administrative change à l’avenir, et qu’elle cherche à comprendre les raisons.
Etape 2: Dans le cas où des paiements ont déjà été effectués
Lorsque l'on fait un avoir, il est possible que certains règlements aient déjà été effectués. Vous avez alors le choix de les conserver, ou de les rembourser. Deux cas sont alors possibles :
Cas 1: Remboursement
En cas de remboursement, le règlement est conservé, mais une nouvelle ligne de règlement négative est ajoutée. Afin d'équilibrer les comptes.
Cas 2 : Vous souhaitez conserver le montant déjà facturé
Le règlement est conservé dans la liste des “Règlements et remboursements”, et le solde est ajouté au solde du payeur.
Lorsqu'une nouvelle facture sera générée :
si le montant est inférieur, la facture sera soldée partiellement et il faudra que le payeur règle le complément
si le montant est égal, la facture sera soldée totalement
si le montant est supérieur, la facture sera soldée totalement, et le reste du crédit servira à payer la prochaine facture
Pour les trois cas ci dessus, lors de la génération de la facture, une ligne de déduction apparaît en dessous du total : Règlement déjà effectué.
Produits concernés