Facturer un élève
- Johan H.
- Assistance Opentalent
Comment facturer un élève ?
Après avoir configuré votre logiciel pour la facturation (incluant la création de tous les produits de votre grille tarifaire), vous pouvez vous rendre dans la "Vue famille".
On charge l'élève concerné, et on remplit le bloc "Informations de facturation".
Les informations à remplir dépendent de votre grille tarifaire. Mais il est nécessaire d'indiquer un payeur si celui-ci est différent de la personne que l'on a chargée dans la "Vue famille". Par défaut, le logiciel propose les responsables (si des tuteurs ont été définis), mais il est possible d'indiquer n'importe quelle personne de votre répertoire. Dans le cas où, par exemple, le grand-père souhaite offrir les cours à ses petits enfants. Il n'est pas responsable, ce sont les parents, mais il est payeur.
On ajoute ensuite les produits que l'on souhaite facturer.
Si des réductions sont appliquées en fonction de la zone de résidence et du quotient familial, le produit doit être configuré en amont en indiquant les tarifs selon ces critères.
Il est d'usage (et recommandé) de ne pas mettre de date de fin aux produits facturés. A moins que l'on soit sûr de ne plus facturer cela l'année prochaine.
En effet, de manière générale, un élève suit un cursus et va pendant plusieurs années payer pour la même chose (souvent un pack "FM + FI + Pratique collective"). On peut alors décider de mettre une date de fin, et chaque année il faut remettre dans la fiche de l'élève ce qu'on l'on souhaite facturer. Ou l'on peut ne pas mettre de date de fin et le logiciel facturera pour la même chose l'année prochaine. Si le montant change, pas besoin de revenir dans les fiches élèves, on change simplement le montant dans les produits.
De manière générale, il n'y a que deux cas qui font que l'on mettra une date de fin. Quand l'élève change de cursus (et donc de tarif, exemple: Eveil puis FM+FI+PC), ou quand l'élève quitte la structure. Dans le premier cas, il sera de toute façon nécessaire de modifier les enseignements dans la fiche élève, alors on pourra en profiter pour mettre à jour les produits à ce moment-là. Dans le deuxième cas, le logiciel pourra mettre une date de fin à votre place. Si vous archivez vos élèves par le menu "Répertoire > Personnes", alors la date d'archivage sera appliquée aux fonctions/rôles et aux produits facturés. Ce qui fait que ne pas mettre de date de fin est globalement plus avantageux (mais pas obligatoire).