Nouveautes 2023

AMELIORATION

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Ajout d'un bloc de configuration générale de l'IEL

Le menu « Configuration > Pré-inscriptions en ligne » dispose désormais d'un bloc supplémentaire qui vous permet d'ajuster les paramètres généraux afin de rendre votre page plus claire et facile à comprendre.

Les textes associés aux périodes de réinscription et d'inscription ont été dissociés

Cela vous permet de personnaliser tous les messages qui concerne la période de réinscription pour les élèves déjà dans votre établissement (qui connaissent déjà votre établissement) et la période d'inscription pour les nouveaux élèves.

N’hésitez pas consulter les différents Modèles de messages pour les préinscriptions  que nous vous proposons

Différencier les champs des élèves mineurs de ceux majeurs

Il est désormais possible de différencier les champs pour les élèves mineurs et majeurs, en vérifiant l'âge lors des préinscriptions en ligne.

Voici deux exemples concrets d'utilisation :

• Si l'on souhaite rendre obligatoire la collecte des coordonnées, on peut choisir de les rendre obligatoires pour les élèves majeurs et facultatives pour les élèves mineurs, car dans ce cas les coordonnées des parents seront obligatoires.
• Si l'on a besoin de recueillir des informations sur la scolarité de l'élève, on peut choisir de les demander uniquement pour les élèves mineurs.

Pouvoir différencier les documents pour les enfants et les adultes

Avec la nouvelle fonctionnalité, vous pourrez choisir les documents à demander et/ou rendre obligatoires lors de l'inscription pour les élèves majeurs et mineurs.

Prenons l'exemple d'une autorisation de sortie. Si vous avez besoin de demander une autorisation de sortie, vous pourrez désormais choisir de demander ce document uniquement pour les élèves mineurs, et ne pas l'exiger pour les élèves majeurs. Cela vous permettra d'adapter vos demandes en fonction de l'âge de l'élève et ainsi de faciliter la gestion de vos inscriptions.

Pouvoir masquer certains enseignements/curriculum dans l'inscription en ligne

Dans le menu « Configuration > Enseignements », vous pourrez maintenant choisir les enseignements que vous souhaitez rendre disponibles pour les préinscriptions en ligne. Cela signifie que si vous ne voulez pas proposer certaines activités, vous pourrez les masquer.

On pourrait également imaginer proposer des activités différentes selon le moment de l'année. Par exemple, des cours en septembre et des stages en février

Dans le menu "Configuration > Pré-inscriptions en ligne", une nouvelle option permet de demander aux familles de saisir le mode de règlement choisi pour le paiement des inscriptions. Cela permettra de recueillir une information supplémentaire importante pour la gestion financière.

Attention car tous les types de règlements seront disponibles et pas uniquement ceux de votre établissement.

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Inscription en ligne par l'administration (sans création de compte)

Dans le logiciel, vous avez la possibilité de lancer l'inscription ou la réinscription en ligne d'un élève, sans avoir à lui créer un compte. Cette fonctionnalité permet de l'intégrer dans le système des inscriptions en ligne et de le placer en liste d'attente, par exemple.

Cependant, il est important de comprendre que le fait de créer un compte pour chaque élève permet également d'accéder à plusieurs fonctionnalités telles que la consultation du planning, la récupération des évaluations, la consultation du travail à faire, etc. En effet, une fois que l'élève a un compte, il peut accéder à son espace personnel en ligne où toutes ces informations sont disponibles.

Il est donc préférable que chaque élève crée son propre compte. Toutefois, la fonctionnalité de pré-inscription en ligne sans création de compte peut être utile dans des situations particulières où vous souhaitez simplement placer l'élève en liste d'attente sans lui donner accès à toutes les fonctionnalités du compte personnel.

Automatiser la réinscription des élèves à un même enseignement

La fonctionnalité "Automatiser la réinscription des élèves à un même enseignement" vous permet de simplifier la procédure de réinscription des élèves à un même enseignement d'une année à l'autre. En activant cette option, le dossier de l'élève sera automatiquement validé et il sera réinscrit sans que vous ayez à effectuer la validation manuellement. Cette fonctionnalité est particulièrement pratique pour les établissements artistiques qui ont de nombreux élèves qui souhaitent se réinscrire à des enseignements identiques d'une année sur l'autre.

En utilisant cette option, vous pouvez gagner du temps dans le processus de réinscription et éviter des tâches administratives fastidieuses. Cependant, il est important de noter que l'élève peut avoir changé de coordonnées ou d'adresse postale, ou encore avoir un nouveau tuteur indiqué. Par conséquent, lors de son inscription définitive, il est recommandé de vérifier les informations de l'élève pour éviter toute erreur. Par exemple, si l'élève a changé de ville, il faudra vérifier sa zone de résidence avant de lui facturer des frais de scolarité.

Cette nouvelle fonctionnalité vous permettra de valider un dossier d'inscription en ligne sans avoir à valider tous les membres de la famille en même temps. Ainsi, vous pourrez traiter les autres dossiers ultérieurement, à votre convenance.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque certains membres de la famille ont fourni toutes les informations nécessaires pour l'inscription, tandis que d'autres n'ont pas encore fourni toutes les informations requises. Elle vous permet de valider rapidement les dossiers pour lesquels toutes les informations ont été fournies, sans avoir à attendre que tous les membres de la famille aient rempli leur dossier.

Cela peut également être utile dans le cas où un membre de la famille a des besoins spécifiques qui nécessitent une attention particulière lors de l'inscription. Vous pourrez traiter ce dossier en premier lieu, avant de vous consacrer aux autres membres de la famille.

En somme, cette fonctionnalité permet une plus grande flexibilité dans la gestion des dossiers d'inscription en ligne, en vous permettant de traiter les dossiers de manière plus efficace et adaptée à vos besoins.

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Cette fonctionnalité vise à améliorer la clarté et la compréhension du texte affiché lors du lancement des inscriptions pour les administrateurs. Le but est de faciliter la compréhension des consignes et des instructions pour tous les utilisateurs, même ceux qui ne sont pas familiers avec le processus d'inscription en ligne. Cela permettra de minimiser les erreurs et les incompréhensions lors du processus d'inscription et d'assurer une meilleure expérience utilisateur.

Cette fonctionnalité permet de limiter les erreurs et les confusions lors des préinscriptions en ligne en empêchant les familles de modifier les noms et prénoms des élèves inscrits. En effet, il arrive souvent que les familles modifient les noms et prénoms lors des réinscriptions pour les remplacer par les noms et prénoms d'un autre membre de la famille (souvent un responsable) par mégarde ou par confusion.

Désormais, les familles ne pourront plus modifier ces informations et devront contacter l'administration pour toute modification ou se connecter à leur compte ultérieurement pour effectuer les modifications nécessaires. Cette mesure permet de garantir la qualité des données enregistrées et de faciliter la gestion des inscriptions pour l'administration.

Cette fonctionnalité permet de vérifier que les coordonnées saisies dans la fiche élève correspondent bien à celles de l'élève et non pas à celles des tuteurs. En effet, il est fréquent que les familles saisissent les coordonnées des tuteurs dans la fiche élève par erreur.

Avec cette fonctionnalité, le logiciel avertit les familles lorsque des coordonnées sont ajoutées à la fiche élève et les invite à vérifier qu'il s'agit bien des coordonnées de l'enfant. Cette alerte permet d'éviter les erreurs et de s'assurer que les informations saisies dans le logiciel sont exactes.

Cette fonctionnalité permet aux familles de sauvegarder leur demande de préinscription même si toutes les informations obligatoires n'ont pas été fournies. Elles peuvent ainsi enregistrer et continuer plus tard ou mettre de côté la fiche d'un des membres pour la compléter ultérieurement. Par exemple, si un document nécessaire n'a pas été fourni, la famille peut continuer à remplir les autres fiches en attendant de récupérer ce document manquant.

Cette option permet donc une plus grande flexibilité pour les familles dans leur processus de préinscription, en évitant qu'elles ne soient bloquées par l'absence d'une information obligatoire sur une fiche. Elle peut également aider les familles à mieux s'organiser en leur permettant de remplir les fiches en plusieurs fois et à leur propre rythme.

Cette nouvelle fonctionnalité permettra aux familles de ne plus être obligées d'inscrire tous leurs élèves en une seule fois, mais de pouvoir ajouter d'autres élèves de la même famille à des moments différents, pour autant que les périodes d'ouverture des inscriptions soient respectées.

Cette possibilité permet de mieux s'adapter à l'emploi du temps et aux contraintes des familles.

Auparavant, les anciens élèves qui avaient quitté la structure depuis plusieurs années ne pouvaient pas s'inscrire en ligne. Cela impliquait pour eux de passer par l'administration, ce qui pouvait être contraignant.

Désormais, ils pourront eux aussi profiter des préinscriptions en ligne, ce qui simplifiera grandement le processus administratif d'inscription. Et cela permettra à la structure d'attirer davantage d'anciens élèves, qui pourront ainsi se réinscrire plus facilement.

Afficher l'état d'avancement du dossier (accepté / en attente / refusé) côté famille

Lorsqu'une famille soumet une demande de réinscription pour ses enfants, il est important pour elle de savoir où en est l'avancement de son dossier. C'est pourquoi, la mise en place d'un système d'affichage de l'état d'avancement du dossier est un avantage considérable.

Dorénavant, grâce à ce système, les familles pourront se connecter à leur compte en ligne et voir en temps réel où en est leur dossier. Elles pourront ainsi savoir si leur demande a été acceptée, refusée ou si elle est toujours en attente de traitement. Cela permettra une meilleure communication entre l'administration et les familles durant le processus de réinscription.

Cela facilitera également la tâche de l'administration en termes de gestion des dossiers. En effet, elle pourra ainsi éviter certaines demandes ou certaines confusions dans les dossiers.