Facturer un stage
Comment facturer un stage ?
Etape 1 : Créer un produit
Dans le menu “Configuration > Liste des produits”, commencez par ajouter un nouveau produit.
Ce produit doit être de type Ponctuel.
En effet, un stage n’a pas vocation à être facturé de manière périodique. Un élève peut participer à plusieurs stages dans l’année, mais contrairement aux cours, ceux-ci ne se répètent pas automatiquement dans le temps.
Le choix d’un produit ponctuel facilite également la facturation. Dans le menu “Facturation > Édition des factures”, des cases à cocher permettent de choisir si vous souhaitez facturer :
les produits récurrents,
les produits ponctuels,
ou les deux (par défaut).
Pour plus de détails sur ce point, vous pouvez consulter l’aide dédiée à l’édition des factures : Edition des factures
Lors de la création du produit, vous pouvez ensuite définir son mode de tarification. Vous avez deux possibilités:
Tarif fixe
Ce mode est adapté si vous proposez un stage identique d’une année sur l’autre, avec un montant stable que vous ajustez éventuellement d’une année à la suivante.
Il peut également être utilisé si vous créez un produit distinct pour chaque stage de l’année. Cette approche permet de gagner du temps lors de la saisie et de limiter les erreurs, mais elle peut entraîner, à terme, une multiplication des produits dans la liste.Tarif variable
Avec ce mode, le montant est renseigné directement dans la fiche de l’élève.
Il est particulièrement adapté si vous organisez de nombreux stages avec des variantes (par exemple : durée différente, repas inclus ou non, options spécifiques, etc.). Cela offre une grande souplesse et permet, par exemple, d’utiliser un seul produit “Stage” pour l’ensemble des stages.
En contrepartie, ce mode nécessite une saisie manuelle à chaque fois, ce qui peut augmenter le risque d’erreur.
Pour plus d’informations sur la création de produits, veuillez vous référer à la page dédiée: Produits
Etape 2 : Attribuer le produit aux élèves
Dans la "Vue famille", chargez l'élève concerné, puis renseignez le bloc "Informations de facturation".
Si le payeur n’est pas un des tuteurs, il est possible d'indiquer n'importe quelle personne de votre répertoire en cliquant sur le lien “Le payeur n’est pas un tuteur”.
On ajoute ensuite le(s) stages(s) que l'on souhaite facturer dans le bloc “Produits à facturer”.
Selon le statut de votre structure (par exemple une association nécessitant une adhésion) ou selon les activités proposées (par exemple une activité de cirque impliquant une licence FFEC à tarif réduit), il peut être nécessaire d’ajouter un produit complémentaire, en plus du produit « Stage ».
Lorsqu’un élève participe à plusieurs stages au cours de l’année :
– si les stages sont facturés au fur et à mesure, le logiciel ne refacture jamais ce qui a déjà été facturé, alors chaque stage fera donc l’objet d’une facturation distincte
– si les stages ne sont pas facturés au fur et à mesure, l’ensemble des stages non facturés apparaîtra sur une seule et même facture
Produits concernés