Comment fusionner deux fiches ?
Il arrive parfois que certaines fiches aient été créées plusieurs fois. Le logiciel dispose alors d’une fonctionnalité permettant de fusionner ces fiches. Cette fonctionnalité est très utile mais veuillez noter que:
- La procédure est irréversible
- Il est possible de fusionner uniquement deux fiches à la fois
- Seules les fiches du « Répertoire » peuvent être fusionnées
Accéder à la fusion
Voici la procédure pour lancer la fusion, on se rend dans le menu « Répertoire > Personnes », puis dans la liste qui nous intéresse. Il peut être utile d'utiliser la liste "Toutes" car elle permet de voir toutes les personnes du répertoire quelle que soit leur fonction ou leur rôle. Ensuite, on suit la procédure suivante:
- On coche jusqu’à deux fiches maximum, en utilisant les cases à cocher dans la première colonne.
- On clique sur le bouton « Actions pour 2 sélectionnés » en haut à droite.
- On choisit l’action « Fusionner » dans le sous-menu.
Assistant de fusion
Les deux fiches qui seront fusionnées s’affichent côte à côte.
Dans un premier temps, il est important de choisir la « fiche de référence » qui sera conservée. L’autre fiche sera supprimée, en prenant soin de bien récupérer tout ce qui est lié (évènements, correspondances, factures…).
Dans un deuxième temps, il est possible de sélectionner des informations qui seront reprises de la fiche supprimée, et qui remplaceront les informations de la fiche principale. C’est intéressant quand on a, par le passé, saisi certaines données dans une fiche, et d’autres dans l’autre fiche. On garde ce qui est le plus intéressant dans chaque fiche.
Attention, si la personne a un compte utilisateur, il faudra bien veiller à conserver le nom d'utilisateur pour que cette personne puisse continuer à se connecter à son compte !
Enfin, on valide définitivement en cliquant sur le bouton « Fusionner » en bas de la page.
On préférera prendre comme fiche principale la fiche la plus complète. Mais lors de la fusion, seulement quelques données sont affichées, pas toutes. Il est donc conseillé de vérifier chaque fiche avant, et éventuellement d'ajouter une annotation (type astérisque*) à la fin du prénom pour la fiche que vous ne souhaitez pas conserver. Cela vous aidera à mieux l'identifier lors de la fusion.
Quand vous fusionnez deux fiches les informations suivantes des deux fiches sont conservées :
- Fonctions et rôles
- Adresses postales
- Emails et téléphones
Vous devez donc mettre à jour la fiche fusionnée en supprimant les information que vous considérez doubles
Produits concernés
- Artist Standard
- Artist Premium
- School Standard
- School Premium
- Manager
- En option
Aides associées