Facturation

Présentation

Pour que la facturation d'un usager/membre se déroule correctement, le logiciel a besoin de certains éléments. Ces éléments sont appelés "éléments de facturation", et ils sont regroupés en 4 catégories: configuration générale, produits, usager/membre et payeur.

Il est important que chacun de ces points soient vérifiés, mais nous vous recommandons de débuter par la configuration générale.

Les éléments de facturation

La configuration générale

Cette catégorie inclut la périodicité de facturation, les options de numérotation, les paramètres d'adhésion, de location, de quotient familial et divers types de réductions.

On y accède en passant par le menu "Configuration > Facturation". Vous pouvez lire plus de détails sur cette page dans la documentation en cliquant ici.

Veuillez noter que les zones de résidence ne sont pas un paramètre de facturation, mais un paramètre général à votre structure, car on peut vouloir cette information sans avoir nécessairement un tarif différent à appliquer. De ce fait, vous devez configurer cela dans le menu "Configuration > Préférences".

Les produits

Il s'agit de l'ensemble des éléments que vous facturez. Les produits peuvent être:

• Ponctuels: je facture un DVD de spectacle, un stage, une méthode de solfège...
• Récurrents: je facture tous les trimestres ou les ans des cours, une adhésion, des frais divers...

Et les prix de ces produits peuvent être:

• Fixes: je facture des DVDs à 10€ l'unité... que je sois de la commune ou hors commune, enfant ou adulte, QF1 ou plus, le DVD me coûtera toujours 10€. Car son coût est lié à sa production et sa distribution.
• Variables:
  • Soit un "prix de base" est fixé, puis des réductions viennent s'appliquer: coefficient, zone de résidence, famille...
    • Dans ce cas, il faut donc bien s'assurer que la configuration générale a été faite
  • Soit on ne peut justement pas fixer un prix de base car cela dépend d'autres éléments. Exemple: je propose un stage "Initiation Danse" mais suivant la période, suivant qui interviendra, suivant les conditions de lieu, de restauration (repas du midi par exemple)... le montant va varier d'un stage à un autre.
    • Dans ce cas, on ne mettra aucun montant dans le produit, le logiciel vous demandera alors de saisir manuellement le montant au moment de facturer une personne pour ce produit. Il faudra donc noter le montant à chaque fois.

Il est également possible de lier des produits à des enseignements. De cette manière, quand vous ajoutez une activité "Stage" dans les enseignements d'un élève, le logiciel pourra vous proposer d'ajouter une ligne de facturation automatiquement. Attention, il ne s'agit que d'une aide, le logiciel ne peut pas créer de "packs" automatiquement. Cela signifie que si on associe un tarif à la Formation Musicale, et un autre à la Formation Instrumentale, le logiciel proposera de facturer individuellement chaque activité (FM seule + FI seule), il ne vous proposera pas d'appliquer un tarif spécial "FM + FI", qui est probablement financièrement plus avantageux. Un alternative peut être d'associer "FM+FI" a la FM ou à la FI, l'un ou l'autre, mais si je fais ça pour la FM par exemple, le logiciel ne me proposera plus d'ajouter automatiquement une ligne "Formation musicale seule" si à un moment j'ai besoin de facturer que ça. Bien-entendu, je peux de toute façon me passer de ce que me propose le logiciel, et indiquer ce que je veux dans la facturation. Mais c'est pour expliquer que cette "liaison automatique" reste une aide, e ne sont des propositions du logiciel, mais ce n'est non pas une solution infaillible.

Les produits sont accessibles par le menu "Facturation > Produits".

L'usager / membre

Il s'agit de la personne qui va être facturée. Cela peut être n'importe quelle personne, qu'elle soit de votre structure ou non.

Il est alors important de vérifier

1. Le quotient familiale si votre établissement l'applique
2. La zone de résidence si nécessaire
3. La répartition entre les payeurs
4. Le mode de règlement
5. L'échéancier de règlement proposé par l'école
6. Date de signature 
7. Les produits qui seront facturés.

Cela se fait dans la fiche des personnes. Pour les élèves, nous vous recommandons de passer par le menu "Répertoire > Vue famille".

Le(s) payeur(s) 

Il peut s'agir de l'usager / du membre lui-même, ou quelqu'un d'autre, comme dans le cas des parents qui paient pour leurs enfants.

Il est alors important de vérifier ;

1. la périodicité de paiement (en 1, 3, 10... fois, permet aussi la génération d'un échéancier),
2. le mode de règlement (chèque, virement, espèce...),
3. l'adresse de facturation,

Cela se fait dans la fiche des personnes. Pour les élèves, nous vous recommandons de passer par le menu "Répertoire > Inscription rapide".