Comment gérer les paramètres de facturation ?

Informations générales

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Le premier bloc « Informations générales » concerne toutes les structures. Il permet d’indiquer au logiciel comment il doit s’adapter à votre fonctionnement et se comporter. Les autres blocs sont des options d’automatisation, permettant de déléguer au logiciel la facturation de certains produits (adhésions et locations), ou le calcul automatique de certaines réductions (familles, étudiants…).

Dans le bloc « Informations générales »:

• Il est important de saisir la périodicité, qui permet d’indiquer si l’on fonctionne en année (facture unique), en semestriel (2 factures à l'année), en trimestriel (3 factures à l’année) ou en mensuel (1 facture par mois).

• On peut personnaliser la numérotation des factures et des avoirs, quand aucun des deux n’a encore été généré. Si vous avez déjà sorti une facture ou un avoir, ces champs ne sont plus modifiables, car en comptabilité les factures doivent avoir des numéros qui se suivent, et la numérotation a déjà débuté.

• Il est conseillé de remplir l’en-tête et/ou le pied-de-page des factures. Le logiciel reprendra le logo de votre structure et toutes les informations de contact. Mais là, ce sont plutôt des zones de texte dans lesquels on indiquera notamment les conditions de règlement: modes de règlement acceptés, dates limite des paiements, ordre des chèques, conditions particulières…

• Vous devez également préciser un écart minime qui vous permettra de solder une facture si la somme restant due est inférieure à ce montant. Attention, il faut garder à l'esprit que si l'écart configuré est trop grand vos factures peuvent être soldées

• Vous avez la possibilité de faire apparaître sur chaque facture, un identifiant unique pour le payeur. Vous avez le choix entre :

  • Un Identifiant unique généré par le logiciel (permet de retrouver une facture même si la personne change de nom par exemple)

  • Un identifiant unique client qui correspond au numéro de payeur que vous avez indiqué dans la fiche du payeur. Cet identifiant correspondant alors à l'identifiant unique que vous avez dans votre logiciel de comptabilité.

• Une case "Affichage de la périodicité sur la facture *", cochée par défaut, vous permet de déterminer si la périodicité doit être affichée sur la facture. Il faudra donc décocher cette case si vous préférez ne pas afficher la périodicité.

• Une zone de texte vous permet enfin d'apporter des précisions importantes au payeur comme les conditions de règlement, la date limite etc.

Adhésions

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Le bloc « Adhésions » permet d’automatiser la facturation d’une adhésion annuelle (individuelle, familiale…). Cela correspond aux structures ayant des adhérents, donc surtout les structures associatives. Pour que l’adhésion soit automatisée, les personnes concernées doivent avoir un rôle de « Adhérent » en plus de leur rôle général. Ainsi, par exemple, un élève devra avoir deux lignes dans ses « fonctions et rôles ». Une ligne « Elève » et une ligne « Adhérent ». Quand il quittera la structure, on devra mettre une date de fin aux deux. A noter que le logiciel s’occupe de faire tout cela, quand on utilise la fonctionnalité « Archiver » depuis les listes.

Pour que l'adhésion s'applique, il faut ensuite renseigner le champ 'adhésion' du bloc 'facturation' dans la fiche de l'élève ou sa vue famille.

Les adhésions peuvent être facturées à part des enseignements et autres produits, en particulier quand l'adhésion n'est pas automatique ou si la structure a différents types d'adhésions.

Locations de matériel

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Ce bloc vous permet de configurer la location du matériel en lien avec le « Parc matériel ».
Il faut donc que tous les instruments soient saisis dans le logiciel pour pouvoir ensuite les affecter à une personne.

Si vous le souhaitez, vous pouvez gérer la location du matériel comme un simple produit que vous créez dans le menu "Facturation/Produit". Chaque matériel devient finalement un simple produit que vous pouvez appliquer à tout moment, sans aucun lien avec le « Parc matériel ». C’est plus souple, plus rapide, MAIS vous n'avez aucun suivi réel du matériel et vous perdrez une partie des fonctionnalités proposées par le logiciel (contrôles, maintenances, gestion de stocks…).

Détail des différents champs à compléter :

• Case à cocher "Inclure la location dans la facturation courante (avec les cours)" : si vous cochez cette case, alors la location du matériel sera facturée avec les cours suivis par les élèves.
  Si cette option est décochée, le bouton "Éditer les locations pro forma" sera disponible depuis le menu "Facturation/Édition des factures" et vous pourrez ainsi séparer les factures des cours et des locations.
  
  

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  • Bouton "Éditer les factures pro forma" : les factures sont éditées sans les locations de matériel

  • Bouton "Éditer les locations (pro forma)" : seules les factures de location de matériel sont éditées
    
    

• Code produit local / Code comptable et Libellé Code produit local / code comptable : ces 2 informations vous permettent d'imputer les montants facturés de location dans le budget souhaité de votre plan comptable. Vous retrouverez ces informations dans l'export des factures détaillées avec le détail des lignes de facturation.
  N.B : ces informations sont importantes dans le cas d'un export PES.
  
  

• Périodicité de facturation : choisissez la période de facturation que vous souhaitez.
  
  

• Type de réduction : sélectionner le type de réduction que vous souhaitez appliquer.
  

  • Aucune : par défaut aucun type de réduction n'est appliqué. Ce champ est alors vide et vous devez saisir un montant unique qui sera appliqué à toute location du matériel quelque soit la durée, le prix de l'instrument, etc...
    

  • Année de location : saisissez les montants de location en fonction de la durée de location par l'élève dans le tableau qui apparaît en dessous.
    Vous pouvez également saisir des montants en fonction des zones de résidences si vous les avez renseignées.
    

    
    
    

  • Date d'achat : le montant de la location sera appliqué automatiquement en fonction de la vétusté de l'instrument qui est déterminée automatiquement en fonction de la date d'achat de l'instrument.
    Vous devez dans un premier temps saisir le Seuil nombre d'années depuis achat pour location, puis saisir les montants de location en fonction de ce seuil et éventuellement des zones de résidences si vous les avez renseignées.
    Exemple :
    Vous souhaitez avoir un prix de location si l'instrument à moins de 3 ans ou plus de 3 ans
    

    
    
    

  • Famille d'instruments : saisissez les montants de location en fonction des familles d'instruments.