Comment importer des données dans le logiciel ?
Cette aide correspond au menu "Configuration > Import" du logiciel.
La première étape de l’import consiste à choisir parmi différents types.
Une fois le choix effectué, le logiciel vous propose de télécharger un modèle.
Il est important que vous vous basiez sur ce document.
Pensez cependant à :
- ne pas modifier la première ligne qui contient le nom des colonnes
- enregistrer le fichier sur votre PC et enregistrer vos modifications, pour pouvoir le télécharger ensuite dans le logiciel
- retirer les premières lignes de modèle, qui sont là pour vous donner quelques consignes supplémentaires.
Veuillez noter que les titres des colonnes jouent un rôle important. Il ne faut pas les modifier, que ce soit leur position ou leur nom.
Veillez également à bien conserver le format de fichier d'origine, format csv avec comme séparateur la virgule ",".
Si vous avez des difficultés à utiliser le fichier d'importation, notamment dans Excel, plutôt que d'ouvrir directement le fichier il vaut mieux importer les données dans Excel. Cette manipulation dépendra de votre version du logiciel donc nous vous invitons à vérifier ce point dans l'aide d'Excel.
Il est toutefois probable que vous deviez passer par le menu Données > à partir du texte. Dans l'assistant d'importation il faudra choisir le type "délimité" puis "virgule" en tant que séparateur.
Importer des personnes
Le modèle d'import des personnes physiques au format CSV comprend les colonnes suivantes
| TAGS | CIVILITE | FONCTION-1 | DATE FONCTION-1 | FONCTION-2 | DATE FONCTION-2 | FONCTION-3 | DATE FONCTION-3 | NOM | PRENOM | DATE DE NAISSANCE | LIEU DE NAISSANCE | ADRESSE | ADRESSE SUITE | ADRESSE SUITE 2 | CODE POSTAL | VILLE | TEL-1 | PORTABLE-1 | EMAIL-1 | TEL-2 | PORTABLE-2 | EMAIL-2 |
Il est important de remplir les différentes fonctions (rôle) des personnes de votre structure en fonction du statut juridique
Dans le cas d'une association :
- Pour préciser lors de l'import qu'une personnes est adhérente, il faut donc indiquer dans le champ "FONCTION-1" la valeur "Adhérent"
- Si une personne est également membre du CA de votre association, il faut donc indiquer dans le champ "FONCTION-2" la valeur "Membre actif du CA"
- Si une personne est également membre du bureau comme président, vous ajoutez également dans le champ "FONCTION-3" la valeur "Président(e)"
Si vous ne connaissez pas la date de prise de la fonction, vous pouvez mettre une date qui vous permettra de retrouver la personne pour mettre la bonne date.
Exemple : le 1er janvier de l'année qui vous paraît bonne où le jour de l'importation.
Si vous avez d'autres fonctions vous pourrez les modifier dans le logiciel.
Importer du matériel
Il faut au préalable télécharger la liste du matériel disponible et qui correspond aux colonnes "Famille", "Catégorie" et "Nom". En préparant votre fichier d'importation selon le modèle à télécharger, il faudra donc s'assurer que ces 3 colonnes soient remplies avec des informations présentes dans le logiciel. Dans le cas contraire, celui-ci ne pourra les importer.
Comme pour les autres types d'importation, il ne faut pas modifier les en-têtes de colonnes ni en rajouter.
Importer des partitions
Pour des raisons de droits, on ne peut pas importer directement les fichiers de partitions.
Cependant vous pouvez si vous le souhaitez importer les données de votre partothèque en téléchargeant le fichier modèle CSV correspondant dont voici la structure :
Produits concernés
- Artist Standard
- Artist Premium
- School Standard
- School Premium
- Manager
- En option
Aides associées