Fonctions et rôles

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Last updated: janv. 03, 2024 by Assistance Opentalent
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Comment définir les fonctions ou rôles des membres de ma structure ?

Un membre de votre structure peut avoir différentes fonctions (rôles).

Nous avons défini plusieurs catégories de fonctions :

  • Les fonctions associatives :
    • tous les membres de l'association sont obligatoirement Adhérents
    • Ils peuvent intégrer le conseil d'administration en tant que Membre actif du CA 
    • Ils peuvent aussi prendre une fonction dans le bureau en tant que Président, Trésorier, ou secrétaire
  • Les fonctions administratives : directeur, personnel administratif, etc.
  • Les fonctions par section : Chef de pupitre, directeur(rice) musical(e)
  • Les fonctions pédagogiques : Élève, initiateur, directeur(rice) pédagogique, etc.


Chaque fonction créée est associée à une Date de début de fonction et une Date de fin de fonction lorsque la personne quitte cette fonction.

Exemple de Patrick Dupond qui est président d'une association aura a 3 fonctions dans sa fiche :

  • Adhérent depuis 01/09/1980
  • Membre actif du CA depuis 24/11/2000 suite à l'assemblée générale
  • Président depuis 21/12/2012 suite à son élection par le CA


Lorsqu'un adhérent quitte une fonction (rôle), vous devez mettre une date de sortie pour la fonction concernée.

Si un membre de votre structure revient après l'avoir quittée, vous allez lui recréer un nouveau rôle avec une nouvelle date de début. Ces informations sont très importantes dans la génération des statistiques de votre structure.

Exemple : un élève qui quitte l'école et revient 2 ans plus tard : on crée alors une nouvelle ligne élève, adhérent plutôt que d'enlever la date de fin de la précédente période d'adhésion.

Voici la procédure à suivre pour modifier les fonctions et rôles:

  1. Rendez-vous ensuite dans le menu "Répertoire > Personnes", dans la liste où se trouve la personne à modifier
  2. Recherchez la personne dans la liste (en utilisant la barre de recherche en haut de la page par exemple)
  3. Cliquez sur le nom de cette personne, ou l'icône en forme d’œil, afin de vous rendre dans sa fiche
  4. Dans le bloc "Fonctions et rôles", cliquez sur l’icône en forme de crayon pour modifier les informations
  5. Ajouter ensuite le rôle que vous souhaitez ajouter à la personne, en plus d'être adhérente, en cliquant sur le bouton "Nouvel enregistrement"
  6. Indiquez tous les renseignements liés à la fonction. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.

    1. Choisissez la fonction dans la liste
    2. Indiquez éventuellement un complément sur la fonction
    3. Indiquez la date de début de la fonction, et éventuellement la date de fin si vous la connaissez déjà
    4. Quand la personne quittera cette fonction, vous pourrez indiquer une "Cause de sortie". Cela peut aussi être utile si on souhaite indiquer d'anciennes fonctions à une personne existante.
    5. Indiquez enfin, éventuellement, la section dans laquelle est exercée la fonction. Les sections ont été configurées au préalable dans le menu "Configuration > Sections".
  7. Pensez à bien enregistrer en cliquant sur le bouton "Enregistrer" en haut à droite


ASTUCE

Si vous ne trouvez pas une personne dans la liste où elle est censée apparaître, cherchez-la dans la liste Toutes et vérifiez sa/ses fonctions : il se peut que sa fonction soit incorrecte (élève au lieu de professeur par exemple) ou que sa fiche ait été archivée. 

Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


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