Comment gérer les différents groupes, sections, formations de ma structure ?

Cette FAQ est plus particulièrement destinée aux associations qui regroupent plusieurs formations ou groupes.
Exemple :

Mon association est composée de

un orchestre et une école de musique
un orchestre d'harmonie, une banda, et une école de musique
une banda et une chorale

Vous allez créer pour chaque groupe une section qui pourra avoir son propre logo, nom, descriptif, etc.

Ces informations seront reprises automatiquement dans l'annuaire culturel opentalent afin de mieux faire connaître les activités de votre structure auprès du public dans le but d'attirer de nouveaux membres.

^{SPÉCIFICITÉS SCHOOL}

Dans le cadre de la version Opentalent School, nous vous recommandons de n’utiliser qu’une seule section. Le logiciel en a créé une par défaut, qu’il n’est pas nécessaire de modifier. Vous pouvez ignorer ce menu.

En effet dans de nombreux établissements les pratiques collectives font partie de la tarification, faire l'objet d'évaluations, etc... dans ce cas elles doivent être créées en tant qu’enseignement.

Il peut être intéressant de créer, en plus de l'enseignement, une section spécifique à cet enseignement si cette pratique collective correspond à une formation (orchestre, groupe de danse ou de théâtre) essentiellement composé d'adultes (qui ne prennent pas forcément de cours), qui peut avoir un nom, et qui se produit à l'extérieur de l'école.

Cela permettra :

d'associer les personnes concernés afin de pouvoir les inviter et suivre leurs participations aux différents évènement de cette formation
d'avoir un rapport d'activité complet lié à cette formation : statistiques spécifiques, bilan des prestations, etc...
de présenter cette formation dans l'agenda culturel www.opentalent.fr

Quand une école a été fondée au sein d’un orchestre, il est possible d’envisager deux sections . La première « Harmonie », par exemple, permet d’avoir une gestion comme dans la version Artist (dédiée aux groupes/orchestres). Et une deuxième pour ce qui est gestion de l’école.

Attention, à partir du moment où plus d’une section a été définie, cela engendre l’affichage d’informations supplémentaires dans la fiche des personnes. Notamment le bloc « Activités » qui permet de définir l’instrument joué dans l’orchestre.

Ce point là est abordé dans le cas de la formation liée à la mise en place du logiciel.

Cliquez sur le menu Configuration/Sections
Lors de votre première connexion dans l'espace de gestion de votre structure, vous retrouverez par défaut une seule section.
Vous pouvez modifier les informations de celle-ci en cliquant sur (1) ou sur pour créer une nouvelle section (2)
Complétez le formulaire

Chaque section peut avoir :
1. un nom
2. une description
3. un type de section (Banda, choral, école de musique, etc.)
4. Catégories culturelles. Pour choisir une catégorie dans sa globalité, choisissez le domaine culturel souhaité puis "Toute sous famille".
  Vous pouvez avoir plusieurs catégories :
5. un logo
6. une photo
7. un tag si vous souhaitez définir une caractéristique spécifique
Toutes ces informations seront reprises dans l'annuaire du portail cultuel Opentalent pour vous permettre de mieux faire la promotion de votre association.
Vous pouvez ensuite définir pour chaque membre de votre association, sa participation à chaque section que vous aurez créée.