Invitations
Comment gérer les invitations aux évènements ?
Le logiciel intègre la gestion des invitations à un évènement. Cette fonctionnalité permet de prévoir qui sera présent ou absent, en permettant aux gens de répondre, ou en indiquant soi-même les réponses.
Il y a trois étapes dans la gestion des invitations :
L’envoi de mails d’invitation (facultatif)
La gestion des réponses
La consultation du bilan des invitations
Il faut au préalable que les membres aient été associés aux différents évènements
Toutes ces actions sont disponibles dans le menu « Agenda », en cliquant sur l’évènement concerné.
Informer vos membres : envoi de mails d’invitation
Quand on clique sur le bouton « Inviter les participants”, un email est envoyé automatiquement. Si le destinataire possède un compte dans votre structure, alors un lien sera affiché dans le mail, lui permettant ainsi de répondre à l’invitation sur son espace en ligne. Si le destinataire ne possède pas de compte, la liste de l’ensemble des évènements sera reprise dans le mail et il sera invité à vous répondre par mail. Les réponses seront envoyées à l’adresse mail de votre structure, indiquée dans le menu « Configuration > Fiche de la structure ».
Vous pouvez également envoyer une invitation depuis le planning en mode liste en cliquant :
directement sur le bouton “Avion” de l'évènement concerné :
en sélectionnant plusieurs évènements et en cliquant sur le bouton “Action pour x sélectionnés” puis “Inviter les participants”.
Attention dans le cas ci-dessous 3 mails partiront à chaque membre !
Vous pouvez aussi envoyer un mail à tous vos adhérents en les invitant à se connecter à leur compte et de répondre depuis leur planning. Dans ce cas il n’y aura pas de lien d’auto-connexion.
ATTENTION
Nous vous conseillons de ne pas d'envoyer un mail d’invitation pour chaque évènement créé sinon vous allez inonder vos membres de mails
Saisissez dans l’agenda les évènements que vous connaissez déjà.
Puis choisissez un seul évènement et cliquer sur “Inviter les participants”.
Vos membres recevront alors un seul mail avec un lien d’auto-connexion pour être automatiquement connecté à leur espace, et ils pourront saisir leur réponse pour chaque évènement que vous aurez saisis…. c’est mieux pour vos membres et pour la planète
A noter également qu’à chaque fois que vous cliquerez sur “Inviter les participants”, le mail ne sera envoyer uniquement aux membres qui n’ont pas encore répondu.
Réponses invitation
Quand on clique sur « Réponses invitation », le logiciel affiche la liste des participants, avec leurs réponses. Les icônes en forme de « pouces », dans la première colonne, permettent d’indiquer soi-même si la personne participera ou non.
On notera la présence du bouton « Relancer les invitations » en haut à droite, qui renverra par mail les invitations, mais seulement à ceux qui n’ont pas encore répondu.
Bilan des invitations
Quand on clique sur « Bilan des invitations », le logiciel affiche une fenêtre qui reprend l’ensemble des réponses, avec un regroupement par activité (instrument, voix,….). Ce qui peut s’avérer utile lors de l’organisation d’un concert/spectacle. Attention, l’utilisation des activités n’est pas recommandée dans les versions School. Veuillez vous référer à la section « Configuration > Sections ».
Répondre à un mail d'invitation
Si l'invitation est reçue par le participant lui-même et qu'il a un compte internet activé, en cliquant sur le lien indiqué dans le mail il pourra répondre présent ou non.
Si l'invitation est reçue par le tuteur du participant et que celui-ci n'a pas de compte internet activé, aucun lien ne sera présent dans l’invitation. il verra la liste de l’ensemble des évènements auxquels est invité le participant. Il lui faudra se connecter à son compte et basculer sur la fiche du participant. Dans "mes invitations", il sera alors possible de répondre à l'invitation. Pour plus de détails, consulter la page https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2494182.