Comment paramétrer les préférences logiciel ?
Cette aide correspond au menu "Configuration > Préférences" du logiciel.
Paramètres généraux
- Date de Début de la saison financière permet de déterminer votre période comptable (exemple 1er janvier au 31 décembre). Cela peut avoir une influence au moment de la facturation (logiciel Opentalent School).
Par exemple, si vous mettez une saison financière au « 1er Janvier », le premier trimestre sera donc de janvier à mars. Dans le menu « Facturation > Édition des factures », le logiciel vous propose de facturer pour une année donnée. Cette année dépend du jour actuel, mais aussi de cette saison financière. - Date de Début de saison d’activité joue un rôle important sur l’ensemble du logiciel, car elle définit quand commence chaque année, et quand elle se termine. Ainsi, si j’indique « 1er Septembre », cela signifie que tous les évènements de l’année seront compris entre le 1er Septembre et le 31 Août.
Lors de l'archivage des élèves le logiciel proposera alors par défaut d'archiver les élèves avant le début de la saison d'activité, soit le 31 août si votre date de début d'activité est le 1er septembre. - Dates de début et de fin des cours permettent de définir la période qui sera utilisée par défaut dans l’agenda quand vous créez un cours. Cela évite, pour chaque cours que vous avez dans la semaine, de dire qu’il se répète de septembre jusqu’à fin juin. Bien sûr, ce ne sont que des valeurs par défaut, qu’il sera possible de modifier individuellement par la suite. Donc, cela doit simplement être le reflet de la majorité de vos cours.
Attention, les dates de début et de fin de cours doivent être définies chaque début d'année scolaire. Si elles ne sont pas bien définies, alors le logiciel créera des récurrences pour une année entière (12 mois à compter de la date de début du cours). - Case à cocher « Les élèves sont également adhérents de l’association » peut vous permettre de gagner du temps. En cochant la case, le logiciel ajoutera automatiquement une ligne « Adhérent » dans les fonctions de l’élève. Cela fait donc une ligne en moins à renseigner.
Nota : Ne concerne pas les écoles territoriales. - Case à cocher « Afficher la liste des adhérents et leurs coordonnées » permettra à vos adhérents d’accéder à une liste spéciale quand ils se connectent avec leur compte Opentalent. Veuillez noter que les coordonnées ne sont pas nécessairement affichées en réalité. En effet, dans la fiche de chaque personne, vous pouvez modifier les options de confidentialités, et indiquer si vous souhaitez que ces coordonnées apparaissent ou non.
- Fuseau horaire : Vérifier que c'est le bon fuseau qui est affiché car cela aura un impact pour la création des évènements.
Exemple : Europe/Paris pour les établissement en métropole et en Corse
A NOTER
Dans tous les formulaires, certains champs sont obligatoires. Si le logiciel n'enregistre pas les modifications et affiche le message d'erreur "Formulaire invalide", ouvrez tous les blocs pour voir si un champ est entouré de rouge et complétez ou corrigez l'information si elle est erronée.
De manière générale, si vous n'arrivez pas à enregistrer des modifications, vérifiez si vous avez commencé à saisir une information sans terminer cette action.
La section « Site internet » permet d’indiquer l’adresse principale de votre site web. Cela peut être un site externe, propre à votre structure, ou le site fourni avec votre offre Opentalent. Dont il est possible de modifier l'adresse afin qu'elle soit à votre image.
Elle permet aussi de préciser si on préfère que les logos des donateurs/partenaires soient côte à côte, ou en mode « défilement automatique », sur le site (Opentalent) qui vous est fourni avec le logiciel. Les partenaires et leurs logos sont gérés dans le menu « Partenariats et dons ».
Enseignements SPECIFICITES VERSION SCHOOL
La section "Enseignements" permet de personnaliser les cycles qui pourront être utilisés ensuite lors de la gestion des enseignements. Il est plutôt recommandé de laisser les valeurs par défaut, que vous retrouvez dans l'illustration ci-dessous.
Accès intranet (professeurs, élèves...) SPECIFICITES VERSION SCHOOL
Autoriser les professeurs à créer des cours : Si cette option est activée, les professeurs peuvent créer les cours individuels pour leurs élèves.
Autoriser les professeurs à générer des fiches de présences : Il s'agit des fiches papier. Activez cette option si vous souhaitez que vos professeurs puissent uniquement noter les absences en ligne.
Autoriser les professeurs à consulter le listing de leurs collègues (noms, prénoms, et coordonnées) : Cette option active une action sur la page d'accueil des professeurs qui leur permet d'afficher un listing de leurs collègues, leur permettant également de communiquer avec eux par mail.
Mettre l'administration en copie des mails envoyés par les professeurs dans le logiciel : Si cette option est activée, l'administration (l'adresse mail indiquée dans la fiche de la structure) sera en copie de tous les mails envoyés par les professeurs.
Autoriser les élèves à consulter leur suivi pédagogique : En désactivant cette option, le bloc "Mes prochaines évaluations" est masqué. Cela permet de clarifier l'interface des élèves pour les structures qui ne font pas de suivi pédagogique.
Autoriser les membres à modifier leur nom et prénom : Case à cocher permettant ou non aux membres de la structure de modifier leur nom et prénom sur leur profil et dans l'inscription en ligne.
Le « compte super-admin » est celui dont le nom d’utilisateur commence par « admin… ». C’est un compte qui vous est fourni au tout début, afin de vous permettre d’accéder pour la première fois au logiciel. Mais il n’est pas recommandé d’utiliser ce compte au quotidien.
Dans ce bloc, vous pouvez voir:
- Le nom d'utilisateur associé à ce compte.
- L'adresse mail associée. Cette adresse sera utile le jour où l'on souhaitera récupérer le mot de passe en cas d'oubli.
Suivi pédagogique SPECIFICITES VERSION SCHOOL
L’option « Contrôle et validation du suivi pédagogique » permet un contrôle renforcé.
Il est également possible de préciser si l’on souhaite que les critères de notation (suivi pédagogique) puissent être modifiés par l’administration et les professeurs, ou uniquement par l’administration. Étant donné que la liste est commune à tous les enseignements, il y a un risque qu’un professeur supprime un critère qu’il ne juge pas utile, causant ainsi une perte de données dans le suivi pédagogique des autres professeurs. C’est pour cela qu’il est recommandé en général d’autoriser uniquement l’administration à faire des modifications.
On peut enfin définir la périodicité du contrôle continu, afin de gagner du temps dans la saisie des évaluations. En effet, le logiciel pourra remplir la période automatiquement en mettant le trimestre/semestre... en cours.
Enfin pour les notes, vous pouvez préciser la note maximale entre 1 et 100, par défaut 20.
Zone de résidence SPECIFICITES VERSION SCHOOL
La section « Zones de résidence » vous permet d’indiquer différentes zones. C’est une information que l’on renseignera dans la fiche élève, et qui est nécessaire quand on a une tarification de type « Commune/Hors commune » ou « Communauté de Communes/Hors CC ».
Absences et motifs d'absences ou de retards SPECIFICITES VERSION SCHOOL
Il est possible de "Prévenir automatiquement la famille en cas d'absence non justifiée de l'élève" par mail ou avec l'option SMS par SMS.
Il est également possible pour l'administration de recevoir un mail automatique en cas d'absences consécutives justifiées ou non d'un élève à un cours.
Vous pouvez configurez dans ce même bloc, les différents motifs d'absences ou de retards, pour les assigner par la suite à vos élèves. Pour cela, cliquez sur le + pour ajouter un ou plusieurs motifs que vous pourrez ensuite sélectionner dans la liste déroulante correspondante.
info
Voir l'aide associée : Gestion des absences injustifiées / consécutives
Produits concernés
- Artist Standard
- Artist Premium
- School Standard
- School Premium
- Manager
- En option
Aides associées