Comment gérer des quotas pour les enseignements et/ou les cours ?
Quotas par enseignement
Configurer les quotas
Dans le menu "Configuration > Enseignements", il est possible de définir des quotas par enseignement.
On clique sur l'enseignement, et on saisit le nombre de places disponibles.
Une case à cocher (1) permet de préciser si le quota n'est pas général mais par cycle/année/niveau. La page se met à jour et une nouvelle colonne (2) permet d'indiquer le nombre de places.
Consulter les taux de remplissage
Il y a deux façons de consulter les taux de remplissage:
Par le menu "Répertoire > Gestion des inscriptions" (1), liste des "Quotas par enseignement" (2), qui permet d'avoir une vision par rapport à la rentrée à venir. Des colonnes d'effectifs en attente et potentiels permettent de prendre en compte les inscriptions en ligne (si vous disposez de l'option).
Que signifie ?
Nombre de places : défini dans le menu "Configuration > Enseignements", il correspond au nombre de places global par enseignement ou par niveau d'enseignement.
Nombre d'inscrits réel : correspond au nombre d'élèves qui ont été acceptés dans l'enseignement pour la rentrée prochaine, dans le menu "Inscriptions rentrée prochaine". Cela inclut les élèves qui se réinscrivent mais dont la ligne d'enseignement correspondante n'est pas encore créée dans leur fiche. Il est donc possible de voir une différence entre le chiffre donné ici et celui que vous obtiendrez en filtrant la liste des élèves de l'année suivante pour cet enseignement.
Nombre d'inscrits en attente : correspond au nombre d'élèves qui sont à traiter et nombre d'élèves qui sont en attente dans le menu "Inscription en ligne".
Nombre d'inscrits potentiel : correspond au nombre d'élèves qui ont été acceptés (menu "Inscriptions rentrée prochaine") + nombre d'élèves qui sont à traiter + nombre d'élèves qui sont en attente (menu "Inscription en ligne") pour un enseignement donné.
Par le menu "Statistiques > Quotas par enseignement", qui permet d'avoir une vision à l'instant T du taux de remplissage.
Des icônes sont disponibles sur chaque ligne pour réaliser les actions suivantes (voir les définitions ci-dessus) :
 | permet d'avoir des statistiques plus détaillées sur le taux de remplissage : il vous permet de voir par exemple le nombre d'inscrits et de places disponibles par niveau pour cet enseignement. La modale qui s'affiche vous permet également de modifier les quotas ou voir la liste des élèves. |
 | permet de consulter la liste des élèves inscrits à l'enseignement |
 | permet de consulter la liste des élèves en attente |
 | permet de modifier le(s) quota(s) de l'enseignement (disponible uniquement pour les administrateurs) |
Comment gérer les quotas par cours ?
En plus des quotas par enseignement, il est possible de déterminer des quotas par cours.
Ces quotas peuvent être configurés soit par la gestion des cours dans l'agenda soit en fin d'année ou lors de la duplication des cours de l'année scolaire en cours sur l'année scolaire suivante.
Lors de la configuration des inscriptions en ligne (en option), il vous sera possible de proposer à vos élèves de choisir un cours. Si vous le souhaitez, vous pourrez alors rendre "bloquant" ou non le quota d'inscriptions.
Si le blocage est activé, l'élève ne pourra pas choisir un cours dont le quota a été atteint (nombre de dossiers validés) car ce cours ne figurera plus dans la liste.
Si le blocage n'est pas activé, le message d'avertissement suivant s'affichera :
L'élève pourra toutefois continuer son inscription, laissant le choix à l'administration de le placer en liste d'attente ou de refuser son inscription.
Attention
Le blocage des quotas ne se fait qu'à la validation des inscriptions par l'administration. Ainsi, tant que les demandes d’inscription n’ont pas été validées, le cours sera toujours proposé à la pré-inscription. Si vous optez pour le blocage des quotas il faudra donc veiller à valider les dossiers au fur et à mesure pour que le blocage fonctionne.
Dans le module de gestion des inscriptions, un onglet "quota par cours" vous indique les taux de remplissage des cours concernés.
Produits concernés
- Artist Standard
- Artist Premium
- School Standard
- School Premium
- Manager
- En option