Comment configurer ou modifier l'option préinscriptions en ligne ?
Vous pouvez modifier à tout moment tous les éléments de la configuration des inscriptions en ligne même si vous avez lancé les réinscriptions ou les nouvelles inscriptions en ligne :
Corriger les messages d'introduction
Ajouter/Enlever un champ dans un formulaire ou le rendre obligatoire ou pas
Une fois que vous aurez enregistré le formulaire, les modifications seront automatiquement en ligne.
Cela est également valable pour les mails systèmes.
On retrouve l'ensemble des options dans le menu "Configuration > Préinscriptions en ligne".
Configuration générale
Il est possible de donner la possibilité aux élèves
de choisir leur durée de cours. Pour cela il faut également avoir configuré la durée des enseignements
de choisir un cours existant dans le planning. Pour cela il faut proposer le cours dans la préinscription en ligne. Voir également comment dupliquer les cours de l'année précédente pour les proposer. Il est également possible de rendre le choix du cours obligatoire. Le lieu du cours sera également précisé si celui-ci est renseigné dans le cours lui-même.
Attention : si vous proposez des créneaux de cours dans le cadre d’une inscription à un nouvel enseignement, l’élève ne se verra proposer que les créneaux correspondant au niveau de base de cet enseignement. Si celui-ci souhaite s’inscrire à un niveau plus avancé, il faudra qu’il prenne contact avec la structure.
de rendre bloquant les quotas éventuellement définis pour des cours.
de choisir parmi des parcours, des enseignements ou les deux.
de renseigner le mode de règlement parmi une liste que vous aurez établie au préalable, de proposer de choisir un échéancier et de rendre ces choix obligatoires ou non. Ces options seront demandées dans la dernière partie du formulaire, juste avant de le transmettre à la structure. A ce stade, un payeur pourra également être désigné s’il y a plusieurs tuteurs (si les deux sont payeurs, l’administration devra modifier manuellement les informations dans leurs fiches).
Le règlement par prélèvement nécessite :pour la structure, d’avoir configuré son IBAN dans la fiche de la structure ainsi que les informations spécifiques dans le menu de configuration de la facturation. A noter que pour l’export des mandats de prélèvement il faut bénéficier de l'option Export SDD. A défaut, la structure pourra toutefois sélectionner ce mode règlement pour gérer les payeurs qui souhaitent opter pour le prélèvement.
du côté de la famille, ce choix leur demandera de renseigner dans le formulaire leurs informations bancaires, de générer, signer et téléverser le mandat SEPA. Après validation par l’administration, ces informations seront intégrées dans la fiche du payeur.
Si la personne a déjà signé un mandat de prélèvement SEPA auparavant et que celui-ci date de moins de 3 ans, il ne lui sera pas demandé de générer à nouveau un mandat ni de joindre un RIB, à moins qu’elle n’ait changé de coordonnées bancaires. Vous pourrez donc réutiliser le mandat déjà présent dans sa fiche (bloc compte bancaire).
Périodes d'ouverture des réinscriptions et des nouvelles inscriptions
Permet à l'établissement de définir les périodes durant lesquels les préinscriptions sont possibles. Retrouvez plus d'informations sur la page d'aide au lancement des préinscriptions.
Périodes d'ouverture des nouvelles inscriptions
Dans les paramètres des nouvelles inscriptions, vous avez la possibilité de proposer à un nouvel élève de choisir un lieu de préférence parmi vos lieux internes.
Cela signifie que dans le cadre des réinscriptions, si vous autorisez l’inscription d’un autre membre de la famille en tant que nouvel élève, celui-ci pourra choisir ce lieu de préférence.
Périodes d'ouverture des réinscriptions
Vous avez la possibilité d'ajouter des conditions aux réinscriptions à savoir :
Permettre l'inscription de nouveaux élèves de la famille
Permettre à un élève de s'inscrire à un nouvel enseignement
Permettre la réinscription automatique (voir ci-dessous)
Attention : si vous définissez une date d’ouverture des réinscriptions postérieure à la date du jour, les enseignements actuels de l'élève (c’est-à-dire ceux auxquels il est censé se réinscrire) ne seront pas visibles dans le formulaire en prévisualisation. Pour que le formulaire soit complet il faut que la période d’ouverture soit commencée.
Réinscription automatique : comment ça marche ?
En activant l'option "Souhaitez-vous activer la réinscription automatique", vous pouvez automatiser la réinscription des élèves à un même enseignement : quand un élève se réinscrit aux mêmes enseignements d'une année à l'autre, cette option vous permettra de ne pas avoir à valider son dossier. Il sera alors automatiquement accepté.
Lors de la réinscription automatique, le logiciel créera automatiquement un enseignement en fonction de la case "Acquis" du suivi pédagogique.
Exemple :
Si la case "Acquis" n'est pas cochée > l'élève restera dans le même niveau
Si la case "Acquis" est cochée > l'élève sera automatiquement mis dans le niveau supérieur (cycle/niveau)
Voir la page validation de l'année pour plus d'informations.
Cette option ne s'applique pas aux nouveaux enseignements.
Voici quelques cas de figure pour illustrer le fonctionnement de cette option :
Cas de figure | Aucune validation | Validation partielle de l'administration | Validation complète par l'administration |
|---|---|---|---|
Un élève seul se réinscrit aux mêmes enseignements, sans en ajouter de nouveaux | L'élève est automatiquement placé dans la liste "Inscriptions rentrée prochaine". | N/A | N/A |
Un élève seul se réinscrit aux mêmes enseignements, en ajoutant de nouveaux enseignements | N/A | Dans la liste des inscriptions en ligne:
| |
Deux élèves d'une même famille se réinscrivent. L'un continue les mêmes enseignements, l'autre fait des changements. | L'élève qui continue dans les mêmes enseignements est automatiquement réinscrit. | L'élève qui a fait des changements devra être validé complètement ou partiellement dans la liste des "Inscriptions en ligne", suivant s'il change tout ou partie de ses enseignements. | L'élève qui a fait des changements devra être validé complètement ou partiellement dans la liste des "Inscriptions en ligne", suivant s'il change tout ou partie de ses enseignements. |
Un élève se réinscrit aux mêmes enseignements. La famille inscrit un frère ou une sœur (nouvel élève). | L'élève qui se réinscrit est placé automatiquement dans la liste "Inscriptions rentrée prochaine". | N/A | Le nouvel élève devra être entièrement validé par l'administration dans la liste des "Inscriptions en ligne". |
Page d'introduction
La page d'introduction est une page qui s'affichera avant toutes les autres. Elle correspond à l'étape 1 des inscriptions en ligne et est optionnelle.
Vous pourrez personnaliser la page d'introduction pour les réinscriptions mais également pour les nouvelles inscription avec la possibilité de saisir un message et de joindre des documents. Ceux-ci seront alors présentés aux familles sur une page dédiée. Et une option permet de faire en sorte que les familles certifient avoir lu la page avant de pouvoir continuer.
Personnalisation générale du formulaire
Choisissez le contenu du message qui sera affiché en haut du formulaire dans le cadre des réinscriptions et des nouvelles inscriptions. Ce message doit reprendre toutes les informations qui vous semblent importantes. Il vous permet également de guider les élèves afin qu'ils remplissent le formulaire comme vous le souhaitez.
Deux cases à cocher permettent d'indiquer si l'on souhaite afficher les cases "j'atteste avoir lu le règlement" et "j'atteste vouloir recevoir des informations provenant de l'établissement".
N’hésitez pas consulter les différents Modèles de messages pour les préinscriptions
Gestion des champs du formulaire
Lorsqu’un élève s'inscrit, il est indispensable de lui associer des coordonnées.
Si l'élève est mineur, on applique les coordonnées des parents. Si une famille cherche à rajouter des coordonnées à un mineur, le logiciel avertit qu'il faut bien s'assurer qu'il s'agit des coordonnées de l'enfant.
Si l'élève est majeur, on lui attribue ses propres coordonnées, et elles sont parfois obligatoires.
On peut aussi vouloir avoir des informations sur la scolarité de l'élève, uniquement s'il est mineur.
Choisissez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans le formulaire de préinscriptions en ligne, et ceux qui doivent être obligatoires. Il y a trois accordéons :
le premier est dédié aux champs pour les élèves mineurs,
le deuxième pour les élèves majeurs
le troisième pour les responsables.
Dans le formulaire pour les mineurs, il est important de limiter les champs à remplir. En général, il n'y a pas besoin de renseigner les coordonnées des élèves mineurs car on saisit celles de leurs tuteurs.
De manière générale, attention à ne pas mettre trop de champs obligatoires, car cela pourrait rendre la saisie longue et fastidieuse pour les familles.
Pièces jointes et justificatifs
Il est possible d'ajouter des champs supplémentaires, personnalisés, afin de permet aux élèves et familles d'ajouter des documents. On peut ajouter autant de champs de ce type que l'on souhaite, et on peut demander tout type de document.
Vous pouvez également différencier les pièces jointes demandées aux (futurs) élèves et (futurs) responsables légaux.
Vous avez la possibilité de sélectionner quels sont les documents demandés et/ou obligatoires pour les adultes ainsi que les enfants.
Dans le cas d'une autorisation de sortie par exemple, vous allez demander le document uniquement aux élèves mineurs.
Autres options de configuration
Masquer des enseignements
Si vous ne voulez pas que certains enseignements/curriculum n'apparaisse pas dans l'inscription en ligne, vous devez l'indiquer dans les enseignements concernés : voir les options dans le menu Configuration > Enseignements.
Vous aurez la possibilité de choisir quels sont les enseignements qui peuvent être sélectionnés lors des inscriptions en ligne.
Ne pas permettre la modification des noms / prénoms par la famille
Il y a parfois incompréhension et les familles modifient les noms et prénoms lors des réinscriptions pour les remplacer par les noms et prénoms d'un autre membre de la famille (souvent un responsable).
Dans le menu Configuration > Préférences > Accès intranet (professeurs, élèves...), si la case "Autoriser les membres à modifier leur nom et prénom" n'est pas cochée, il faudra contacter l'administration pour modifier ces informations ou se connecter à son compte après coup. Cette option concerne également la modification de ces informations dans le profil.
Prévisualisation des formulaires d'inscription
Avant de lancer les réinscriptions ou les nouvelles inscriptions, vous pouvez prévisualiser le formulaire tel que l'élève / le tuteur le verra. Pour cela il faut cliquer sur le bouton "Prévisualiser" en haut à droite de l'écran ; vous aurez alors le choix entre la prévisualisation du formulaire des réinscriptions ou des nouvelles inscriptions.
Cela vous permettra ainsi de vous rendre compte si les options que vous avez cochées seront bien appliquées au moment du lancement.
Vous pouvez également visualiser le formulaire pour un élève en particulier grâce à l’icône dédiée dans la liste des élèves. Attention toutefois, cet outil vous permet non seulement de visualiser le formulaire mais également de le remplir et le soumettre à la place de la personne. Si vous l’utilisez à des fins de visualisation uniquement, l faudra donc veiller à ne pas soumettre le formulaire à la fin.
Produits concernés
Artist Standard
Artist Premium
School Standard
School Premium
Manager
En option