Artist Standard et Premium - Prise en main
Prise en main du logiciel Artist
Se connecter
Pour vous aider à naviguer dans le logiciel, voici deux procédures essentielles :
La première procédure vous explique comment vous connecter au logiciel : Quelle est la procédure pour se connecter au logiciel ?.
La seconde procédure vous guide sur la récupération de votre pseudo et mot de passe, ou sur la réinitialisation du compte Super-admin : Comment récupérer son pseudo et son mot-de-passe ou réinitialiser le compte Super-admin ?.
Configuration
Avant de commencer à utiliser le logiciel, une étape clé consiste à le configurer correctement. Cela vous permettra de gagner du temps et d’optimiser son utilisation au quotidien. En complétant la fiche de votre structure, en créant des sections adaptées à vos formations (orchestre, chorale, etc.) et en enregistrant vos lieux de répétition ou de représentation, vous facilitez la gestion de vos membres et de vos événements. Une configuration soignée dès le départ est la garantie d’un outil efficace et adapté à vos besoins.
ETAPE 1 : Compléter la fiche de la structure : elle reprend toutes les informations administratives de votre association.
ETAPE 2 : Créer une ou plusieurs sections si l'association compte plusieurs formations (orchestre d'harmonie, chorale, batterie fanfare, etc.).
Cela permet d'associer vos membres à un instrument ou une voix pour chaque section.
ETAPE 3 : Créer les lieux de répétition et de cérémonie ou concert, cela vous fera gagner du temps lors de la création d'un événement.
Vous pouvez aussi le faire plus tard.
Gestion des personnes (Inscrire un nouvel adhérent, Archiver un adhérent, Réintégrer un adhérent)
Pour ajouter vos membres, vous avez deux options : importer une liste existante ou les créer individuellement.
Importer vos membres : Si vous disposez déjà d’une liste, vous pouvez l’importer facilement en suivant cette procédure : https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491858
Créer des fiches individuellement : Pour ajouter un membre manuellement, consultez les pages suivantes :
Dans les deux cas, il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement des rôles (adhérent, membre du CA, membre du bureau, etc.) et d’assigner à chacun les dates de fonction correspondantes. Ces rôles déterminent les droits d’accès au logiciel et permettent une gestion fine des permissions: https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491506
Une fois les fiches créées, vous pouvez :
Associer chaque membre à un instrument ou une voix dans la section concernée : https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491482
Créer un compte pour chaque personne afin qu’elle puisse accéder au logiciel selon ses droits. Pour en savoir plus:
Quand un adhérent quitte l’association, il convient de l’archiver plutôt que de le supprimer. Cela permet de conserver un historique et des statistiques complètes : https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491897
Pour réintégrer un membre qui a été archivé, il convient donc de remettre une fonction dans la fiche de la personne: https://ressources.opentalent.fr/space/FAQ/550699009/R%C3%A9int%C3%A9grer+une+personne
Astuce: Pour aller plus loin, vous pouvez aussi utiliser des tags pour organiser vos membres selon des critères spécifiques : https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491848
Agenda
L'agenda va vous permettre de gérer les différents évènements de votre association : réunions, répétitions, concerts, etc...
Pour chaque évènement vous pourrez demander à vos membres de vous indiquer leur présence pour savoir qui sera présent et vous pourrez suivre leurs absences si vous le souhaitez.
Chaque membre peut synchroniser son agenda Opentalent avec son mobile, ou autre support : Synchroniser l'agenda
Communication
Vous pouvez envoyer facilement des mails ou des SMS (en option) depuis toutes les listes du logiciel.
Si vous avez pris l'option SMS : Comment configurer l'option SMS pour votre structure ?**
La version Opentalent Artist Premium (en option) intègre un module très complet qui vous permet de sauvegarder les mails envoyés, de faire des modèles (Invitation, concert, lettres d'information, etc...), de faire d'u publipostage.
Gestion du matériel
Rapport d'activités
Pour valoriser vos actions auprès de vos élus, utilisez le logiciel pour gérer quotidiennement votre structure. Vous pourrez alors éditer automatiquement un bilan d'activité sur la période choisie, avec des statistiques détaillées.
Plus d’informations sur cette page: Comment éditer des statistiques sur ma structure ?
Site internet
Avec Opentalent, vous disposez d’un site internet intégré pour mettre en avant votre association. Que vous utilisiez la version Standard ou Premium, vous bénéficiez d’un outil clé en main pour communiquer efficacement.
Retrouvez toutes nos aides et nos vidéos sur cette page: https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491191
Fonctionnalités communes aux deux versions
Un site préformaté et facile à gérer : Votre site est hébergé sur un sous-domaine Opentalent (exemple : monorchestre.opentalent.fr).
Vous pouvez personnaliser les pages existantes (accueil, présentation, contact, etc.).
Ajoutez votre propre nom de domaine pour une adresse plus professionnelle : Pourquoi et comment souscrire à l’option "Nom de domaine personnalisé" ?
Une gestion simplifiée : Accédez facilement à l’édition de votre site via l’interface Opentalent : Comment accéder à la gestion de mon site internet Opentalent ?
Un outil de communication essentiel : Votre site vous permet de centraliser les informations de votre association, de partager vos actualités et de renforcer votre visibilité en ligne.
Aller plus loin avec la version Premium
Si vous souhaitez étendre les possibilités de votre site, la version Opentalent Artist Premium vous offre des fonctionnalités avancées :
Un stockage étendu : Passez de 100 Mo (version Standard) à 1 Go pour héberger davantage de contenus (photos, vidéos, documents, etc.).
Une liberté totale de personnalisation :
Ajoutez un nombre illimité de pages pour présenter vos activités, projets ou événements.
Modifiez et organisez votre site comme vous le souhaitez : Comment ajouter, modifier des pages sur le site ?
Des fonctionnalités avancées :
Publiez facilement des actualités pour tenir vos visiteurs informés : Comment ajouter une actualité sur le site ?
Assistance
Vous constatez un dysfonctionnement ? Vous avez des suggestions d'amélioration ?
*Disponible sur la version Premium
** Disponible en option supplémentaire
FICHE SYNTHETIQUE
Questions relatives à cette page
Comment se connecter au logiciel Opentalent Artist ?
Comment récupérer mon pseudo ou mon mot de passe Super-admin ?
Comment configurer ma structure avant d’ajouter mes adhérents ou mes musiciens ?
Comment compléter la fiche de mon association dans Opentalent Artist ?
Comment créer des sections pour organiser mes musiciens (orchestre, chorale, batterie-fanfare, etc.) ?
Comment ajouter les lieux de répétition, de pratique ou de concert utilisés par mes membres ?
Comment inscrire un nouvel adhérent ou créer la fiche d’un musicien manuellement ?
Comment importer une liste de membres dans Opentalent Artist ?
Comment attribuer les rôles (adhérent, membre du CA, membre du bureau…) aux membres de mon association ?
Comment associer un musicien à son instrument ou à sa voix dans une section ?
Comment créer un compte utilisateur pour un membre afin qu’il accède au logiciel ?
Comment archiver un adhérent qui quitte l’association ?
Comment réintégrer un musicien ou un membre qui a été archivé ?
Comment gérer les événements de mon agenda (répétitions, réunions, concerts…) et suivre la présence des membres ?
Comment envoyer un mail ou un SMS à mes adhérents depuis les listes du logiciel ?
Produits concernés