Prise en main du logiciel Artist

Vous trouverez ci-dessous, un résumé chronologique des différentes étapes pour mettre en place facilement le logiciel et l'utiliser.

Vous pouvez également voir les tutoriels associés.

Se connecter

• Quelle est la procédure pour se connecter au logiciel ?
• Comment récupérer son pseudo et son mot-de-passe ou réinitialiser le compte Super-admin ?

Comment récupérer vos identifiants ?

ᐅ Si vous rencontrez des difficultés lors du processus de récupération d'identifiant, n'hésitez pas nous contacter !

Configuration

• Compléter la fiche de la structure : elle reprend, entre autre, toutes les informations administratives de votre association.
  
  • https://ressources.opentalent.fr/display/FAQ/Fiche+de+la+structure

• Créer une ou plusieurs sections si l'association compte plusieurs formations de type orchestre d'harmonie, chorale, batterie fanfare, etc....
  Cela vous permettra d'associer ensuite vos membres et l'instrument ou la voix pour chaque section.
  
  • https://ressources.opentalent.fr/display/FAQ/Sections
• Créer les lieux dans lesquels vous répétez et vous faites vos cérémonies ou concerts car cela vous fera gagner du temps lors de la création d'un évènement.
  Sinon vous pourrez le faire plus tard.

  • Comment gérer les lieux de pratique, stockage, représentation... ?

Gestion des personnes (Inscrire un nouvel adhérent, Archiver un adhérent, Réintégrer un adhérent)

Si vous avez déjà une liste de vos membres, vous pouvez l'importer facilement. Vous pouvez aussi les créer individuellement.

Dans tous les cas il est très important de comprendre le fonctionnement des rôles afin d'indiquer pour chacun, leur rôle  : adhérent, membre du CA, du bureau avec les dates de fonction correspondante.

• Comment définir les fonctions ou rôles des membres de ma structure ?
• Voir éventuellement les tags https://ressources.opentalent.fr/display/FAQ/Tags

Si vous souhaitez importer vos membres : Comment importer un ficher contenant vos membres ?

En cas de création individuelle des fiches : Comment créer une personne dans ma structure ?

Une fois que les fiches ont été créés :

• indiquer l'instrument joué ou la voix dans la section concernée :  Activités des membres
• créer les comptes à chaque personne : 
  • les rôles des personnes définissent les droits d'accès au logiciel : Droits par défaut
  • Création / désactivation de compte
    

Quand un adhérent quitte l'association, on ne le supprime pas mais on va l'archiver, ce qui va permettre de garder un historique et des statistique : Comment archiver une ou plusieurs personnes ?

Agenda

L'agenda va vous permettre de gérer les différents évènements de votre association : réunions, répétitions, concerts, etc...

Pour chaque évènement vous pourrez demander à vos membres de vous indiquer leur présence pour savoir qui sera présent et vous pourrez suivre leurs absences si vous le souhaitez.

• Comment gérer les paramètres de l'agenda ?
• Comment créer un évènement ?
• Comment gérer les présences aux évènements ?

Chaque membre peut synchroniser son agenda Opentalent avec son mobile, ou autre support :  Synchroniser l'agenda 

Communication

Vous pouvez envoyer facilement des mails ou des SMS (en option) depuis toutes les listes du logiciel.

• Comment communiquer en utilisant les listes du logiciel ?

Si vous avez pris l'option SMS : Comment configurer l'option SMS pour votre structure ?**

La version Opentalent Artist Premium (en option) intègre un module très complet qui vous permet de sauvegarder les mails envoyés, de faire des modèles (Invitation, concert, lettres d'information, etc...), de faire d'u publipostage.

• Comment gérer les modèles de mails et de courriers ?*
• Communiquer par le menu "Boîte d'envoi" *

• Comment intégrer des variables de de publipostage ?*

Gestion du matériel

• Comment créer un matériel ?
• Comment gérer mon parc matériel ?
• A quoi sert le bloc prêt et location dans la fiche d'un matériel ?

Un rapport d'activité automatique pour valoriser vos actions auprès de vos élus

Il vous suffit d'utiliser le logiciel pour la gestion quotidienne de votre structure et vous pourrez éditer automatiquement un bilan de votre activité sur la période de votre choix avec des statistiques très détaillées.

• Comment éditer des statistiques sur ma structure ?

Réaliser votre site facilement

La version Standard intègre un site internet avec des pages pré-formatées que vous pouvez modifier. Son url est un sous domaine d'Opentalent.

• Exemple : monorchestre.opentalent.fr
• Vous pouvez avoir votre propre nom de domaine : Pourquoi et comment souscrire à l'option "Nom de domaine personnalisé" ?**

Vous ne pouvez par contre pas ajouter toutes les pages que vous souhaitez et personnaliser le contenu.

• Pourquoi un site internet intégré ?
• Comment accéder à la gestion de mon site internet Opentalent ?

Si vous souhaitez bénéficier d'un site complet, vous devez souscrire à la version Opentalent Artist Premium.

• Comment ajouter une actualité sur le site?*
• Comment ajouter, modifier des pages sur le site ?*

Quelques exemples de sites internet réalisés avec la version Opentalent Artist Premium :

• https://ohcluses.opentalent.fr/

• https://oasisdes1001feuilles.fr/

Quelles différences entre les versions Artist Standard et Artist Premium ?

Vous constatez un dysfonctionnement ? Vous ne trouvez pas les réponses à vos questions ? Vous avez des suggestions d'amélioration ?

Contactez l'assistance

*Disponible sur la version Premium
** Disponible en option supplémentaire


Vous pouvez également consulter le document juste ci-dessous.

Produits concernés

• Artist Standard
• Artist Premium
• School Standard
• School Premium
• Manager
• En option