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Répertoire

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Répertoire

 

Le menu « Répertoire » permet de gérer :

  • Personnes : vous permet d’accéder aux personnes physiques et morales de votre structures Ce sont vos membres, votre personnel, vos partenaires, des élus… tout contact en lien avec votre structure.
    On retrouve l’ensemble des fiches personnes dans le menu « Répertoire ». Différentes listes permettent d’afficher des résultats préfiltrés, comme la liste des adhérents, du personnel, ou encore des structures.
    En effet, le répertoire permet la gestion de personnes physiques, mais aussi de personnes morales. C’est la possibilité d’entrer des structures affiliées, partenaires, clientes, etc.

A noter : les listes affichent par défaut les données présentes (année scolaire en cours). La seule liste à ne pas s'adapter à l'année scolaire est la liste "Toutes", dans laquelle on retrouve toutes les fiches créées dans le logiciel. Cette liste affiche en effet toutes les fiches du répertoire passées, présentes et futures.

  • Commissions : création de groupes de personnes en fonction de votre organisation pour vous permettre de communiquer plus facilement avec les personnes.

    • Exemple : commission partition, communication, etc…

  • Répertoire du réseau : ce menu apparaît uniquement si votre structure fait parti d’un réseau culturel fonctionnant avec Opentalent (CMF)

    • Ce menu vous permet d’accéder à la liste des structures et responsables de ces structures (Présidents, directeurs, trésoriers, secrétaires)

    • Vous pouvez envoyer des mails en sélectionnant vos destinataires puis en cliquant sur le bouton “Actions pour x sélectionnés”

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ADRESSES POSTALES

Quand on saisit le code postal, le logiciel propose un choix de villes correspondantes. Il est toujours préférable de SÉLECTIONNER la ville dans la liste proposée plutôt que de saisir le nom. En effet, si on tape le code postal 05350, on pourra sélectionner par exemple CHÂTEAU VILLE VIEILLE dans la liste. Mais si l'on choisit plutôt de taper directement "Château-Ville-Vieille" (soit en minuscules avec des tirets et un accent) dans le champ Ville, le logiciel les considérera comme deux communes distinctes, ce qui faussera les statistiques dans le rapport d'activité et il faudra alors corriger manuellement.

 

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