Informations générales

Le premier bloc « Informations générales » concerne toutes les structures. Il permet d’indiquer au logiciel comment il doit s’adapter à votre fonctionnement et se comporter. Les autres blocs sont des options d’automatisation, permettant de déléguer au logiciel la facturation de certains produits (adhésions et locations), ou le calcul automatique de certaines réductions (familles, étudiants…).

Dans le bloc « Informations générales »:

• Il est important de saisir la périodicité, qui permet d’indiquer si l’on fonctionne en année (facture unique), en semestriel (2 factures à l'année), en trimestriel (3 factures à l’année) ou en mensuel (1 facture par mois).

  Bon à savoir

  La facturation annuelle donne plus de souplesse : vous avez toujours la possibilité d'établir des facilités de paiement avec un échéancier mensuel ou trimestriel. Si vous optez pour une périodicité mensuelle il faudra alors jouer sur la périodicité des produits. Par exemple : vous facturez mensuellement mais vous souhaitez créer un produit avec une périodicité annuelle. Le produit annuel sera facturé par exemple sur le mois de septembre mais la facture sera celle de septembre et non celle de l'année.

• On peut personnaliser la numérotation des factures et des avoirs, quand aucun des deux n’a encore été généré. Si vous avez déjà sorti une facture ou un avoir, ces champs ne sont plus modifiables, car en comptabilité les factures doivent avoir des numéros qui se suivent, et la numérotation a déjà débuté.
• Il est conseillé de remplir l’en-tête et/ou le pied-de-page des factures. Le logiciel reprendra le logo de votre structure et toutes les informations de contact. Mais là, ce sont plutôt des zones de texte dans lesquels on indiquera notamment les conditions de règlement: modes de règlement acceptés, dates limite des paiements, ordre des chèques, conditions particulières…
• Vous devez également préciser un écart minime qui vous permettra de solder une facture si la somme restant due est inférieure à ce montant. Attention, il faut garder à l'esprit que si l'écart configuré est trop grand vos factures peuvent être soldées
• Vous avez la possibilité de faire apparaître sur chaque facture, un identifiant unique pour le payeur. Vous avez le choix entre :
  • Un Identifiant unique généré par le logiciel (permet de retrouver une facture même si la personne change de nom par exemple)
  • Un identifiant unique client qui correspond au numéro de payeur que vous avez indiqué dans la fiche du payeur. Cet identifiant correspondant alors à l'identifiant unique que vous avez dans votre logiciel de comptabilité.
• Une case "Affichage de la périodicité sur la facture *", cochée par défaut, vous permet de déterminer si la périodicité doit être affichée sur la facture. Il faudra donc décocher cette case si vous préférez ne pas afficher la périodicité.
• Une zone de texte vous permet enfin d'apporter des précisions importantes au payeur comme les conditions de règlement, la date limite etc.

Adhésions

Le bloc « Adhésions » permet d’automatiser la facturation d’une adhésion annuelle (individuelle, familiale…). Cela correspond aux structures ayant des adhérents, donc surtout les structures associatives. Pour que l’adhésion soit automatisée, les personnes concernées doivent avoir un rôle de « Adhérent » en plus de leur rôle général. Ainsi, par exemple, un élève devra avoir deux lignes dans ses « fonctions et rôles ». Une ligne « Elève » et une ligne « Adhérent ». Quand il quittera la structure, on devra mettre une date de fin aux deux. A noter que le logiciel s’occupe de faire tout cela, quand on utilise la fonctionnalité « Archiver » depuis les listes.

Pour que l'adhésion s'applique, il faut ensuite renseigner le champ 'adhésion' du bloc 'facturation' dans la fiche de l'élève ou sa vue famille.

Les adhésions peuvent être facturées à part des enseignements et autres produits, en particulier quand l'adhésion n'est pas automatique ou si la structure a différents types d'adhésions.

Locations de matériel

Ce bloc vous permet de configurer la location du matériel en lien avec le « Parc matériel ».
Il faut donc que tous les instruments soient saisis dans le logiciel pour pouvoir ensuite les affecter à une personne.

Si vous le souhaitez, vous pouvez gérer la location du matériel comme un simple produit que vous créez dans le menu "Facturation/Produit". Chaque matériel devient finalement un simple produit que vous pouvez appliquer à tout moment, sans aucun lien avec le « Parc matériel ». C’est plus souple, plus rapide, MAIS vous n'avez aucun suivi réel du matériel et vous perdrez une partie des fonctionnalités proposées par le logiciel (contrôles, maintenances, gestion de stocks…).

Détail des différents champs à compléter :

• Case à cocher "Inclure la location dans la facturation courante (avec les cours)" : si vous cochez cette case, alors la location du matériel sera facturée avec les cours suivis par les élèves.
  Si cette option est décochée, le bouton "Éditer les locations pro forma" sera disponible depuis le menu "Facturation/Édition des factures" et vous pourrez ainsi séparer les factures des cours et des locations.
  
  
  
  
  • Bouton "Éditer les factures pro forma" : les factures sont éditées sans les locations de matériel
  • Bouton "Éditer les locations (pro forma)" : seules les factures de location de matériel sont éditées
    
    

• Code produit local / Code comptable et Libellé Code produit local / code comptable : ces 2 informations vous permettent d'imputer les montants facturés de location dans le budget souhaité de votre plan comptable. Vous retrouverez ces informations dans l'export des factures détaillées avec le détail des lignes de facturation.
  N.B : ces informations sont importantes dans le cas d'un export PES.
  
  
• Périodicité de facturation : choisissez la période de facturation que vous souhaitez.
  
  
• Type de réduction : sélectionner le type de réduction que vous souhaitez appliquer.
  
  
  • Aucune : par défaut aucun type de réduction n'est appliqué. Ce champ est alors vide et vous devez saisir un montant unique qui sera appliqué à toute location du matériel quelque soit la durée, le prix de l'instrument, etc...
    
    
  • Année de location : saisissez les montants de location en fonction de la durée de location par l'élève dans le tableau qui apparaît en dessous.
    Vous pouvez également saisir des montants en fonction des zones de résidences si vous les avez renseignées.
    
    
    
  • Date d'achat : le montant de la location sera appliqué automatiquement en fonction de la vétusté de l'instrument qui est déterminée automatiquement en fonction de la date d'achat de l'instrument.
    Vous devez dans un premier temps saisir le Seuil nombre d'années depuis achat pour location, puis saisir les montants de location en fonction de ce seuil et éventuellement des zones de résidences si vous les avez renseignées.
    Exemple :
    Vous souhaitez avoir un prix de location si l'instrument à moins de 3 ans ou plus de 3 ans
    
    
    
  • Famille d'instruments : saisissez les montants de location en fonction des familles d'instruments.
    Vous pouvez également saisir des montants en fonction des zones de résidences si vous les avez renseignées.
    
    
  • Famille d'instruments et années de locations : vous permet de saisir des montants de location en fonction de ces 2 critères
    
    
  • Montant d'achat : saisissez des montants de location en fonction du prix d'achat de l'instrument qui est loué à l'élève.
    Vous devez définir 2 seuils pour le montant du matériel puis saisir les montants de location en fonction de ces seuils.
    

Quotient familial

Le bloc « Quotient familial » permet de créer des tranches, qui joueront un rôle sur le montant à payer. Ces tranches sont à indiquer dans la fiche des personnes facturées. Et les montants sont indiqués dans le menu « Facturation > Produits » lors de la création ou la modification d’un produit.

Réductions sur les produits

Le bloc « Réductions sur les produits » permet d’automatiser l’application de réductions. Il y a essentiellement 3 possibilités:

• Un tarif « Enfant », que l’on opposera à un tarif « Adulte »
• Des tarifs dégressifs en fonction du nombre d’élèves dans la famille (adultes inclus)
• Un mix des deux précédents choix, c’est-à-dire un tarif dégressif en fonction du nombre d’enfants, mais les adultes ont un tarif à part A noter qu’il est également possible de définir des tarifs spécifiques pour les étudiants, les chômeurs, et/ou les retraités. En fonction de ce que l’on veut, on sélectionnera:
• Une « Règle de calcul des réductions » qui dépend du coût des activités, ou de l’ancienneté. A noter que ce champ est à remplir obligatoirement si des réductions sont renseignées, sinon le logiciel ne pourra pas procéder à l'opération de facturation.
• Un « Ordre pour les adultes ». Si l'on choisit par exemple d’avoir une réduction en fonction du nombre d’élèves dans la famille, on peut faire le choix de dire que les adultes sont toujours en premier, ce qui permet de toujours leur appliquer le tarif plein.
• Les critères permettant de désigner un adulte: Est-ce que cela dépend de l’âge ? Si oui, quel âge ? Est-ce que les étudiants doivent être mis à part et considérés comme des enfants tant qu’ils sont étudiants ? Il est important de noter que tout cela permet une automatisation des calculs par le logiciel. Mais si votre structure ne remplit pas les conditions, alors on n’utilisera pas ce système, on préfèrera créer les différents tarifs manuellement, en faisant plusieurs produits dans le menu « Facturation > Produits ». Exemple de produits: Cursus complet - Plein tarif, Cursus complet - 5%, Cursus complet -10%…

Si le schéma adopté par la structure ne répond à aucune des trois règles proposées par le logiciel, le calcul automatique ne sera pas possible. Par exemple, si les pourcentages de minoration varient ou si le montant des tarifs n'est pas arrondi il ne faudra pas les configurer ici mais les indiquer directement dans la fiche produit, bloc "Tarifs et réductions".

Réductions sur le montant global

Les « Réductions sur le montant global » ne sont que très rarement utilisées. Elles servent à gérer des réductions qui s’appliquent sur le total de la facture. Par exemple, j’applique 5% de réduction s’il y a deux membres de la même famille. La réduction s’appliquera sur la somme de tout ce que la famille a à régler. Attention, le logiciel effectue les calculs, et il n’est pas possible d’intervenir sur le montant final (pour arrondir par exemple). C’est pourquoi il est parfois plus intéressant d’utiliser les produits du menu « Facturation > Produits » plutôt que ce système. Notamment si la réduction ne doit pas s’appliquer à certaines choses comme les stages, des DVD, des billets… ou autres.