Produits

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Last updated: déc. 27, 2023 by Laetitia Siffointe
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Comment gérer les produits à facturer ?

Les produits correspondent à l'ensemble des éléments que vous facturez. Vous pouvez accéder à la liste de vos produits en sélectionnant “Facturation > Produits” dans le menu.

Définition des produits

Les produits peuvent être de deux types :

  • Ponctuels : Il s'agit de produits que vous facturez une seule fois, tels qu'un DVD de spectacle, un stage ou une méthode de solfège. Par défaut ils sont facturés sur l'année scolaire en cours ; il faudra donc adapter la date de facturation du produit. Par exemple : je veux facturer en juin 2023 les enseignements de l'année scolaire 2023/2024, ainsi qu'un livre de solfège qui sera utilisé par l'élève à partir de septembre 2023. Pour que tous les produits soient facturés ensemble sur la période 2023/2024, j'applique au produit ponctuel "livre de solfège" une date de facturation en septembre 2023 (et non en juin 2023). Je pourrai ainsi tout facturer en même temps sur la bonne période.

  • Récurrents : Il s'agit de produits que vous facturez à intervalles réguliers, tels que des cours, une adhésion ou des frais divers.

Il est possible de facturer séparément les produits récurrents, ponctuels et l'adhésion (automatisée par le logiciel).

Les types de prix (bloc "Tarifs et réductions")

Les prix des produits peuvent être de trois types :

  • Fixes : Dans ce cas, le prix est toujours le même. Une case à cocher permet alors d'indiquer si on souhaite appliquer ou non les réductions automatiques du logiciel. Ainsi :

    • Soit le prix est fixe pour tous, quel que soit le profil (commune ou hors commune, enfant ou adulte, QF1 ou plus). Par exemple, si vous facturez des DVD à 10€ l'unité, le prix restera le même.

    • Soit le prix de base est fixé, mais des réductions peuvent s'appliquer en fonction de critères (coefficient, zone de résidence, famille, etc.). Dans ce cas, vous devez vous assurer que la configuration générale est correctement faite.


  • Variables : Dans ce cas, le prix ne peut pas être fixé à l'avance car il dépend d'autres éléments. Vous ne devez donc mettre aucun montant dans le produit, et le logiciel vous demandera de saisir manuellement le montant au moment de facturer une personne pour ce produit. Vous devrez alors noter le montant à chaque fois. Par exemple, si vous proposez un stage "Initiation Danse", le montant peut varier en fonction de la période, de l'intervenant, des conditions de lieu ou de restauration.

Si le calcul automatique des réductions est possible et a été configuré correctement via la configuration générale de la facturation, il suffira alors de renseigner le tarif non réduit pour chacune des éventuelles catégories et le logiciel calculera le(s) tarif(s) réduit(s) et les appliquera dans les factures suivant la règle choisie.

Pour que ce calcul soit fait il faut également indiquer dans le bloc "informations de facturation" de la fiche de l'élève (vue famille) les informations qui permettront au logiciel de lui appliquer la réduction, c'est-à-dire par exemple la zone de résidence, le quotient familial...

Si le calcul automatique n'est pas possible (aucune des 3 règles ne peut s'appliquer), la case devra être décochée.

ASTUCE

Vous pouvez créer un produit "régularisation" pour adapter vos factures à des cas exceptionnels. Il s'agit d'un produit ponctuel à montant variable. Par exemple, si vous devez facturer un cours au prorata du temps effectif, vous pouvez ajouter une ligne "régularisation" dans les produits à facturer pour l'élève, déterminer le montant (positif ou négatif) et détailler le champ Description personnalisée (ex : "déduction au prorata - 1 trimestre").

Il est également possible de lier des produits à des enseignements. 

Par exemple, si vous ajoutez une activité "Stage" dans les enseignements d'un élève, le logiciel peut vous proposer automatiquement une ligne de facturation correspondante. Cependant, le logiciel ne peut pas créer de "packs" automatiquement. Si vous associez un tarif à la Formation Musicale et un autre à la Formation Instrumentale, le logiciel proposera de facturer chaque activité individuellement (FM seule + FI seule), au lieu d'appliquer un tarif spécial "FM + FI" qui serait probablement plus avantageux financièrement.

Il est possible d'associer "FM+FI" à la FM ou à la FI, mais cela empêchera le logiciel de proposer automatiquement une ligne "Formation musicale seule" si besoin. Il est important de comprendre que cette "liaison automatique" reste une aide et non une solution infaillible. Le logiciel peut faire des propositions, mais vous pouvez toujours ajuster la facturation en fonction de vos besoins.


Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


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