Invitations
- Johan H.
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Comment gérer les invitations aux évènements ?
Le logiciel intègre la gestion des invitations à un évènement. Cette fonctionnalité permet de prévoir qui sera présent ou absent, en permettant aux gens de répondre, ou en indiquant soi-même les réponses.
Il y a trois étapes dans la gestion des invitations :
L’envoi de mails d’invitation (facultatif)
La gestion des réponses
La consultation du bilan des invitations
Il faut au préalable que les membres aient été associés aux différents évènements
Toutes ces actions sont disponibles dans le menu « Agenda », en cliquant sur l’évènement concerné.
Quand on clique sur le bouton « Inviter les participants”, un email est envoyé automatiquement. Si le destinataire possède un compte dans votre structure, alors un lien sera affiché dans le mail, lui permettant ainsi de répondre à l’invitation sur son espace en ligne. Si le destinataire ne possède pas de compte, il sera invité à vous répondre par mail. Les réponses seront envoyées à l’adresse mail de votre structure, indiquée dans le menu « Configuration > Fiche de la structure ».
Quand on clique sur « Réponses invitation », le logiciel affiche la liste des participants, avec leurs réponses. Les icônes en forme de « pouces », dans la première colonne, permettent d’indiquer soi-même si la personne participera ou non. On notera la présence du bouton « Relancer les invitations » en haut à droite, qui renverra par mail les invitations, mais seulement à ceux qui n’ont pas encore répondu.
Bilan des invitations
Quand on clique sur « Bilan des invitations », le logiciel affiche une fenêtre qui reprend l’ensemble des réponses, avec un regroupement par activité. Ce qui peut s’avérer utile lors de l’organisation d’un concert/spectacle. Attention, l’utilisation des activités n’est pas recommandée dans les versions School. Veuillez vous référer à la section « Configuration > Sections ».
Répondre à une invitation
Si l'invitation est reçue par le participant lui-même et qu'il a un compte internet activé, en cliquant sur le lien indiqué dans le mail il pourra répondre présent ou non.
Si l'invitation est reçue par le tuteur du participant et que celui-ci n'a pas de compte internet activé, aucun lien ne sera présent dans l’invitation. Il lui faudra se connecter à son compte et basculer sur la fiche du participant. Dans "mes invitations", il sera alors possible de répondre à l'invitation. Pour plus de détails, consulter la page Espace famille (School).