La première étape de l’import consiste à choisir parmi différents types.

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Une fois le choix effectué, le logiciel vous propose de télécharger un modèle.

Il est important que vous vous basiez sur ce document.

Pensez cependant à :

• ne pas modifier la première ligne qui contient le nom des colonnes

• enregistrer le fichier sur votre PC et enregistrer vos modifications, pour pouvoir le télécharger ensuite dans le logiciel

• retirer les premières lignes de modèle, qui sont là pour vous donner quelques consignes supplémentaires.

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Le modèle d'import des personnes physiques au format CSV comprend les colonnes suivantes

Il est important de remplir les différentes fonctions (rôle) des personnes de votre structure en fonction du statut juridique

Exemple avec le cas d'un membre d’une association :

1. Pour préciser lors de l'import qu'une personnes est adhérente, il faut donc indiquer dans le champ "FONCTION-1" la valeur "Adhérent"

2. Si une personne est également membre du CA de votre association, il faut donc indiquer dans le champ "FONCTION-2" la valeur "Membre actif du CA"

3. Si une personne est également membre du bureau comme président, vous ajoutez également dans le champ "FONCTION-3" la valeur "Président(e)"

Voici la liste des fonctions disponibles dans le logiciel:

• Fonctions associatives

  • Adhérent

  • Membre actif du CA

  • Membre actif du CA coopté

  • Membre actif du CA suppléant

  • Membre bienfaiteur

  • Membre d’honneur

  • Membre d’honneur du CA

  • Membre du bureau

  • Membre honoraire

  • Président d’honneur

  • Président(e)

  • Président(e) adjoint(e)

  • Président(e) honoraire

  • Représentant des jeunes

  • Secrétaire

  • Secrétaire adjoint(e)

  • Trésorier(e)

  • Trésorier(e) adjoint(e)

  • Vice-président(e)

  • Vice-président(e) d’honneur

• Fonctions administratives

  • Animateur(rice) réseau

  • Archiviste

  • Chargé(e) de communication

  • Comptable

  • Coordinateur(rice)

  • Correspondant(e)

  • Directeur(rice) administratif(ve)

  • Directeur(rice) administratif(ve) adjoint(e)

  • Personnel administratif

  • Personnel technique

  • Présentateur(rice)

  • Responsable administratif(ve)

  • Secrétaire administratif(ve)

• Autres fonctions

  • Autre

• Fonctions par section

  • Chef de pupitre

  • Directeur(rice) musical(e) ou Chef

  • Directeur(rice) musical(e) ou Chef adjoint(e)

• Fonctions pédagogiques

  • Directeur(rice) pédagogique

  • Directeur(rice) pédagogique adjoint(e)

  • Élève

  • Initiateur(rice)

  • Moniteur(rice)

  • Professeur

Vous pouvez ensuite associer les parents à leurs enfants : https://ressources-opentalent.atlassian.net/wiki/spaces/FAQ/pages/2491965

Dans la fiche de l'élève, dans le bloc “Informations générales et familiales”, cliquez sur la petite flèche à côté du bouton “Enregistrer” pour sélectionner “Enregistrer et suivant”. Cela évite de revenir à la liste lors de cette opération sur plusieurs élèves (après import).

Il faut au préalable télécharger la liste du matériel disponible et qui correspond aux colonnes "Famille", "Catégorie" et "Nom". En préparant votre fichier d'importation selon le modèle à télécharger, il faudra donc s'assurer que ces 3 colonnes soient remplies avec des informations  présentes dans le logiciel. Dans le cas contraire, celui-ci ne pourra les importer.

Comme pour les autres types d'importation, il ne faut pas modifier les en-têtes de colonnes ni en rajouter.

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Pour des raisons de droits, on ne peut pas importer directement les fichiers de partitions.

Cependant vous pouvez si vous le souhaitez importer les données de votre partothèque en téléchargeant le fichier modèle CSV correspondant dont voici la structure :

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Lorsque vous importez un fichier, le logiciel détecte automatiquement les personnes déjà présentes dans votre base. Si une ligne correspond à une fiche existante, une alerte “Doublon” s’affiche.

Dans ce cas, deux possibilités :

1. Conserver la ligne
   La fiche existante sera mise à jour.
   Le comportement dépend du type de champ concerné :

   1. Champs à valeur unique (les champs qui ne peuvent contenir qu’une seule information)
      → La valeur contenue dans votre fichier remplace la valeur existante.

      Exemples : nom, prénom, civilité, lieu de naissance…

   2. Champs pouvant contenir plusieurs valeurs (les champs qui peuvent accumuler plusieurs éléments)
      → Les nouvelles valeurs sont ajoutées aux valeurs existantes. Rien n’est supprimé automatiquement.
      ⚠ Un nettoyage manuel peut être nécessaire si certaines informations ne doivent plus apparaître.

      Exemples : numéros de téléphone, adresses email, tags, fonctions…

2. Supprimer la ligne avant import
   La fiche existante n’est pas modifiée.

Le logiciel ne supprime jamais les personnes existantes et ne recrée pas de fiche en cas de doublon. Il met simplement à jour ce que contient votre fichier, selon les règles ci-dessus, sans effacer les données non présentes dans votre import.

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• Comment importer des données dans le logiciel ?

• Quel format et séparateur utiliser pour les fichiers d’importation ?

• Pourquoi est-il important d’utiliser le modèle de fichier fourni par le logiciel ?

• Quelles précautions prendre pour éviter les erreurs lors de l’importation des données ?

• Comment importer un fichier CSV dans Excel sans erreur de format ?

• Quelles sont les colonnes obligatoires pour importer des personnes dans le logiciel ?

• Comment indiquer le rôle d’une personne dans une association lors de l’importation ?

• Quels sont les critères à respecter pour importer du matériel dans le logiciel ?

• Pourquoi ne peut-on pas importer directement les fichiers de partitions ?

• Comment corriger une erreur après l’importation des données ?