Changement d'année

Owned by Johan H.
Last updated: janv. 02, 2024 by Assistance Opentalent
4 min read

Comment "clôturer" une année scolaire ?

 

Principe général

Il est important de retenir qu'il n'y a pas de clôture en tant que telle dans le logiciel. A tout moment vous pouvez revenir sur les activités de l'année précédente et ressortir des élèves des archives.

Plusieurs systèmes de dates sont à considérer :

  • Le changement d'année intervient effectivement le jour de "Début de saison d'activité" indiqué dans le menu Configuration > Préférences. Dans l'exemple ci-dessous, le logiciel changera d'année scolaire le 1er septembre de chaque année

    Attention

    Attention aux dates de début de fonction des nouveaux élèves et de fin de fonction des élèves archivés ! Ces dates dépendent de votre saison d'activité et ne doivent pas déborder sous peine de les placer dans la mauvaise année scolaire.

  • Les dates de début et fin des cours, quant à elles, permettent de fixer des limites à la création des cours mais ne conditionnent pas le changement d'année en lui-même. Il est à noter que la date de fin des cours rend impossible la création de récurrences au-delà de cette date.

  • Le changement d'année scolaire se fait également dans la barre du haut. Cette opération vous permettra également de mettre à jour le calendrier avec les congés scolaires.


Le changement d'année signifie :

  • D'abord, faire la validation des enseignements de l'année : déterminer si les élèves peuvent passer au niveau supérieur et cocher la case "acquis" dans leurs lignes d'enseignement avec cycle/année/niveau
  • Puis réinscrire les élèves de l'école en créant des enseignements pour la prochaine année scolaire : cocher la case "se réinscrit" dans leurs lignes d'enseignement
  • Inscrire les nouveaux élèves
  • Enfin, archiver les élèves qui ne se sont pas réinscrits

Vous pouvez retrouver la liste des inscrits à la rentrée prochaine en allant dans le menu "Répertoire > Gestion des inscriptions".

Pour faire ces différentes opérations, vous pouvez le faire  :

Si vous souhaitez utiliser ces outils après  la date de "Début de saison d'activité" que vous trouverez dans le menu "Configuration/Préférences/Paramètres généraux", vous devrez penser à revenir sur l'année précédente.

Nous recommandons de procéder à l'archivage des élèves une fois que la majorité des élèves se sont réinscrits.

Méthodes possibles

Chaque établissement a ses particularités. Et chaque personne a ses propres préférences de travail. C'est pourquoi il faut réussir à allier au mieux tous ces outils pour qu'ils soient aussi bénéfiques que possible. Voici quelques méthodes courantes…qui peuvent être panachées.

Méthode individuelle (par élève)

Vous mettez à jour manuellement la fiche de chaque élève depuis la vue famille :

  • Mettre des dates de fin aux fonctions et à la facturation pour ceux qui partent,
  • Ajouter des enseignements pour l'année prochaine dans le bloc "Enseignements suivis" pour l'année suivante

Nota : Pour chaque enseignement suivi par l'élève dans l'année en cours, les cases à cocher "Acquis" et "Se réinscrit" (Suivi des enseignements) doivent être correctement renseignées.

Méthode semi-automatique

Pour la réinscription d'un élève :

  • Avec l'outil de Réinscription / Mise à jour des cycles
    • Le logiciel créera automatiquement un enseignement pour la rentrée en fonction des cases "Acquis" et "Se réinscrit"
    • Si l'élève se réinscrit à un enseignement qui n'a pas de cycle ou d'année, alors le logiciel remettra la même activité l'année prochaine.

  • Nota : Il est possible de cocher ces cases "Acquis" et "Se réinscrit" en masse, en passant par le menu "Suivi pédagogique > Validation par enseignement", en cochant les élèves, et en passant par le bouton "Actions" puis modification en masse.


  • Avec l'option préinscription en ligne :
    • Pour les élèves se réinscrivant en ligne :
      • la case "Se réinscrit" est mise à jour automatiquement pour chaque enseignement par l'élève lors de la validation de l'inscription en ligne
      • un enseignement sera créé automatiquement en fonction de la case acquis du suivi pédagogique
    • Pour ceux que vous réinscrivez manuellement, voir la méthode individuelle ci-dessus.
    • Vous devrez alors lancer une mise à jour des cycles quand vous aurez fini les évaluations mais avant le changement d'année.

Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


Aides associées

Se connecter au logiciel - Nos formations - Contacter l'assistance