Comment archiver une ou plusieurs personnes ?

Archiver une personne consiste à mettre une date de fin à ses fonctions (adhérent, élèves, etc...) à une date donnée pour que les personnes n'apparaissent plus dans les différentes listes de personne.

Les personnes archivées seront automatiquement enlevées des évènements auxquels elles devaient initialement participer.

Si vous utilisez le logiciel Opentalent School, l'archivage des élèves mettra également une date de fin de facturation à tous les produits facturés à ces élèves.

Cas d'une structure qui souhaite archiver ses adhérents avec le logiciel Opentalent Artist

Dans le menu "Répertoire > Personnes", aller dans la liste des adhérents.

Sélectionner dans la première colonne le ou les adhérents que vous souhaitez archiver.

Cliquer ensuite sur "Actions pour X sélectionnés" en haut à droite, puis "Archiver".

La fenêtre ci-dessous apparait :

• Si vous souhaitez archiver des adhérents qui ont quitté votre structure pendant l'année scolaire en cours
  • Vous êtes sur le point d'archiver des personnes qui ont suivi des activités au cours de l'année 2023/ 2024
    Le logiciel vous affiche par défaut l'année scolaire dans laquelle vous êtes actuellement.
    Ne modifier pas l'année scolaire.
  • Quelle date d'archivage souhaitez-vous appliquer à ces personnes ?
    Le logiciel vous affiche par défaut la date du jour mais vous pouvez saisir la date à laquelle les ou les élèves seront archivées.
    
    
• Si vous souhaitez archiver des adhérents qui ne sont pas réinscrit pour l'année scolaire en cours
  • Vous êtes sur le point d'archiver des personnes qui ont suivi des activités au cours de l'année 2023/ 2024
    Le logiciel vous affiche par défaut l'année scolaire dans laquelle vous êtes actuellement.
    Vous devez alors la modifier pour indiquer l'année scolaire précédente, soit 2022 / 2023 si vous êtes dans l'année scolaire 2023/2024
  • Quelle date d'archivage souhaitez-vous appliquer à ces personnes ?
    A partir du moment ou vous avez modifié l'année scolaire pour mettre l'année précédente, le logiciel vous affiche par défaut la date de fin de l'année scolaire précédente.
    Cette date est définie par défaut par rapport à la Date de Début de saison d’activité que vous avez indiquée dans le menu Configuration/Préférence.
    Si vous avez indiquer que votre Date de Début de saison d’activité était le 1er septembre, alors la date de fin d'année scolaire par défaut est le 31/08/2023 dans notre exemple.
    
    

• Nous vous conseillons ensuite ce cliquer sur Télécharger le compte rendu afin de vérifier les élèves qui seront réellement archivés
  Ouvrez le fichier pdf pour contrôler la liste.
  Celle-ci se compose :
  
  • de la Liste des non archivés : cette liste doit être vide.
  • de la Liste des archivés pour lesquels le logiciel vous seulement le nom, le prénom et la date de naissance de l'élève
• Si le compte rendu est conforme à ce que vous souhaitiez, vous pouvez alors cliquer sur le bouton Archiver
  

Cas d'une structure qui souhaite archiver ses élèves avec le logiciel Opentalent School

Vous souhaitez archiver un ou plusieurs élèves qui ont quitté l'école pendant l'année scolaire en cours :

Dans le menu "Répertoire > Personnes", aller dans la liste des élèves.

Sélectionner dans la première colonne le ou les élèves concernées.

Cliquer ensuite sur "Actions pour X sélectionnés" en haut à droite, puis "Archiver".

La fenêtre ci-dessous apparait

• Vous êtes sur le point d'archiver des personnes qui ont suivi des activités au cours de l'année / 20xx
  Le logiciel vous affiche par défaut l'année scolaire dans laquelle vous êtes actuellement.
  Dans ce cas vous laissez l'année en cours.
  
  
• Quelle date d'archivage souhaitez-vous appliquer à ces personnes ?
  Le logiciel vous affiche par défaut la date du jour mais vous pouvez saisir la date à laquelle les ou les élèves seront archivées.
  
  
• Nous vous conseillons ensuite ce cliquer sur Télécharger le compte rendu afin de vérifier les élèves qui seront réellement archivés
  Ouvrez le fichier pdf pour contrôler la liste.
• Celle-ci se compose :
  
  • de la Liste des non archivés : celle-ci doit être vide
  • de la Liste des archivés pour lesquels le logiciel vous affiche seulement le nom, le prénom et la date de naissance de l'élève
    
    
• Si le compte rendu est conforme à ce que vous souhaitiez, vous pouvez alors cliquer sur le bouton Archiver

Vous souhaitez archiver en masse tous les élèves qui ne se sont pas réinscrits pour l'année scolaire en cours :

Exemple :
Nous sommes le 4 décembre 2023, l'année scolaire en cours est  2023/204, et vous souhaitez archiver les élèves qui ne se sont pas réinscrits ce qui veut dire qu'ils n'ont aucun enseignement pour l'année scolaire en cours.

Dans le menu "Répertoire > Personnes", aller dans la liste des élèves.

Sélectionner dans la première colonne le ou les élèves concernées.

Cliquer ensuite sur "Actions pour X sélectionnés" en haut à droite, puis "Archiver".

La fenêtre ci-dessous apparait :

• Vous êtes sur le point d'archiver des personnes qui ont suivi des activités au cours de l'année / 2024
  Le logiciel vous affiche par défaut l'année scolaire dans laquelle vous êtes actuellement.
  Vous devez alors la modifier pour indiquer l'année précédente, soit 2022 / 2023
  
  
• Quelle date d'archivage souhaitez-vous appliquer à ces personnes ?
  A partir du moment ou vous avez modifié l'année scolaire pour mettre l'année précédente, le logiciel vous affiche par défaut la date de fin de l'année scolaire précédente.
  Cette date est définie par défaut par rapport à la Date de Début de saison d’activité que vous avez indiquée dans le menu Configuration/Préférence.
  Si vous avez indiquer que votre Date de Début de saison d’activité était le 1er septembre, alors la date de fin d'année scolaire par défaut est le 31/08/2023 dans notre exemple.
  
  
• Nous vous conseillons ensuite ce cliquer sur Télécharger le compte rendu afin de vérifier les élèves qui seront réellement archivés
  Ouvrez le fichier pdf pour contrôler la liste.
  Celle-ci se compose :
  
  • de la Liste des non archivés pour lesquels le logiciel vous indique qu'il y a bien un Enseignements pour l'année suivante
  • de la Liste des archivés pour lesquels le logiciel vous seulement le nom, le prénom et la date de naissance de l'élève
• Si le compte rendu est conforme à ce que vous souhaitiez, vous pouvez alors cliquer sur le bouton Archiver

Cas des élèves que vous devez facturer mais qui ont quitté l'école (logiciel Opentalent school)

Si vous devez continuer à facturer des élèves qui ont quitté l'école :

A partir du moment où l'élève a reçu un enseignement sur l'année en cours, il pourra toujours être facturé. Vous pouvez donc, une fois l'élève archivé, activer les données passées pour retrouver sa fiche et modifier la date de fin de facturation des produits récurrents, en particulier dans les cas suivants :

• Exemples :
  • Vous faites une facturation mensuelle
    • Un élève arrête les cours le 2 novembre mais il doit payer les cours jusqu'à la fin de l'année (juin)
    • la date de fin de facturation pour les produits concernés est alors le 30 juin
  • Vous faites une facturation trimestrielle
    • Un élève arrête les cours le 2 novembre mais il doit payer les cours jusqu'à la fin du trimestre
      
    • la date de fin de facturation pour les produits concernés est alors le 30 novembre

Produits concernés

• Artist Standard
• Artist Premium
• School Standard
• School Premium
• Manager
• En option

Demandes liées

• Page:
  Gestion des inscriptions
• Page:
  Remplacement de professeur ou modification en masse
• Page:
  Pseudonymiser une personne
• Page:
  0. L'option préinscription en ligne
• Page:
  4. Gestion et traitement des préinscriptions en ligne