Comment configurer ou modifier l'option préinscriptions en ligne ?
Attention
Vous pouvez modifier à tout moment tous les éléments de la configuration des inscriptions en ligne même si vous avez lancé les réinscription ou les nouvelles inscriptions en ligne :
- Corriger les messages d'introduction
- Ajouter/Enlever un champ dans un formulaire ou le rendre obligatoire ou pas
Une fois que vous aurez Enregistrez le formulaire, les modifications seront automatiquement en ligne.
Cela est également valable pour les mails systèmes.
On retrouve l'ensemble des options dans le menu "Configuration > Préinscriptions en ligne".
Configuration générale
Il est possible de donner la possibilité aux élèves
- de choisir leur durée de cours. Pour cela il faut également avoir configuré la durée des enseignements
- de choisir un cours existant dans le planning. Pour cela il faut proposé le cours dans la préinscription en ligne
- de choisir parmi des parcours, des enseignements ou les deux.
- de renseigner le mode de règlement
Périodes d'ouverture des réinscriptions et des nouvelles inscriptions
Permet à l'établissement de définir les périodes durant lesquels les préinscriptions sont possibles. Retrouvez plus d'informations sur la page d'aide au lancement des préinscriptions.
Périodes d'ouverture des nouvelles inscriptions
Périodes d'ouverture des réinscriptions
Vous avez la possibilité d'ajouter des conditions aux réinscriptions à savoir :
- Permettre à un élève de s'inscrire à un nouvel enseignement
- Permettre la réinscription automatique (voir ci-dessous)
Réinscription automatique : comment ça marche ?
En activant l'option "Souhaitez-vous activer la réinscription automatique", vous pouvez automatiser la réinscription des élèves à un même enseignement : quand un élève se réinscrit aux mêmes enseignements d'une année à l'autre, cette option vous permettra de ne pas avoir à valider son dossier. Il sera alors automatiquement accepté.
Attention
Lors de la réinscription automatique, le logiciel créera automatiquement un enseignement en fonction de la case "Acquis" du suivi pédagogique.
Exemple :
- Si la case "Acquis" n'est pas cochée > l'élève restera dans le même niveau
- Si la case "Acquis" est cochée > l'élève sera automatiquement mis dans le niveau supérieur (cycle/niveau)
Voir la page validation de l'année pour plus d'informations.
Cette option ne s'applique pas aux nouveaux enseignements.
Voici quelques cas de figure pour illustrer le fonctionnement de cette option :
| Cas de figure | Aucune validation | Validation partielle de l'administration | Validation complète par l'administration |
|---|---|---|---|
| Un élève seul se réinscrit aux mêmes enseignements, sans en ajouter de nouveaux | L'élève est automatiquement placé dans la liste "Inscriptions rentrée prochaine". | N/A | N/A |
| Un élève seul se réinscrit aux mêmes enseignements, en ajoutant de nouveaux enseignements | N/A | Dans la liste des inscriptions en ligne:
| |
| Deux élèves d'une même famille se réinscrivent. L'un continue les mêmes enseignements, l'autre fait des changements. | L'élève qui continue dans les mêmes enseignements est automatiquement réinscrit. | L'élève qui a fait des changements devra être validé complètement ou partiellement dans la liste des "Inscriptions en ligne", suivant s'il change tout ou partie de ses enseignements. | L'élève qui a fait des changements devra être validé complètement ou partiellement dans la liste des "Inscriptions en ligne", suivant s'il change tout ou partie de ses enseignements. |
| Un élève se réinscrit aux mêmes enseignements. La famille inscrit un frère ou une sœur (nouvel élève). | L'élève qui se réinscrit est placé automatiquement dans la liste "Inscriptions rentrée prochaine". | N/A | Le nouvel élève devra être entièrement validé par l'administration dans la liste des "Inscriptions en ligne". |
Page d'introduction
La page d'introduction est une page qui s'affichera avant toutes les autres. Elle correspond à l'étape 1 des inscriptions en ligne et est optionnelle.
Vous pourrez personnaliser la page d'introduction pour les réinscriptions mais également pour les nouvelles inscription avec la possibilité de saisir un message et de joindre des documents. Ceux-ci seront alors présentés aux familles sur une page dédiée. Et une option permet de faire en sorte que les familles certifient avoir lu la page avant de pouvoir continuer.
Personnalisation générale du formulaire
Choisissez le contenu du message qui sera affiché en haut du formulaire dans le cadre des réinscriptions et des nouvelles inscriptions.
Ce message doit reprendre toutes les informations qui vous semblent importantes. Il vous permet également de guider les élèves afin qu'ils remplissent le formulaire comme vous le souhaitez.
Deux cases à cocher permettent d'indiquer si l'on souhaite afficher les cases "j'atteste avoir lu le règlement" et "j'atteste vouloir recevoir des informations provenant de l'établissement".
N’hésitez pas consulter les différents Modèles de messages pour les préinscriptions
Gestion des champs du formulaire
Lorsqu’un élève s'inscrit, il est indispensable de lui associer des coordonnées.
- Si l'élève est mineur, on applique les coordonnées des parents. Si une famille cherche à rajouter des coordonnées à un mineur, le logiciel avertit qu'il faut bien s'assurer qu'il s'agit des coordonnées de l'enfant.
- Si l'élève est majeur, on lui attribue ses propres coordonnées, et elles sont parfois obligatoires.
On peut aussi vouloir avoir des informations sur la scolarité de l'élève, uniquement s'il est mineur.
Choisissez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans le formulaire de préinscriptions en ligne, et ceux qui doivent être obligatoires. Il y a trois accordéons :
- le premier est dédié aux champs pour les élèves mineurs,
- le deuxième pour les élèves majeurs
- le troisième pour les responsables.
Attention
Dans le formulaire pour les mineurs, il est important de limiter les champs à remplir. En général, il n'y a pas besoin de renseigner les coordonnées des élèves mineurs car on saisit celles de leurs tuteurs.
De manière générale, attention à ne pas mettre trop de champs obligatoires, car cela pourrait rendre la saisie longue et fastidieuse pour les familles.
Pièces jointes et justificatifs
Il est possible d'ajouter des champs supplémentaires, personnalisés, afin de permet aux élèves et familles d'ajouter des documents. On peut ajouter autant de champs de ce type que l'on souhaite, et on peut demander tout type de document.
Vous pouvez également différencier les pièces jointes demandées aux (futurs) élèves et (futurs) responsables légaux.
Vous avez la possibilité de sélectionner quels sont les documents demandés et/ou obligatoires pour les adultes ainsi que les enfants.
Dans le cas d'une autorisation de sortie par exemple, vous allez demander le document uniquement aux élèves mineurs.
Autres options de configuration
Masquer des enseignements
Si vous ne voulez pas que certains enseignements/curriculum n'apparaisse pas dans l'inscription en ligne, vous devez l'indiquer dans les enseignements concernés : voir les options dans le menu Configuration > Enseignements.
Vous aurez la possibilité de choisir quels sont les enseignements qui peuvent être sélectionnés lors des inscriptions en ligne.
Ne pas permettre la modification des noms / prénoms par la famille
Il y a parfois incompréhension et les familles modifient les noms et prénoms lors des réinscriptions pour les remplacer par les noms et prénoms d'un autre membre de la famille (souvent un responsable).
Dans le menu Configuration > Préférences > Accès intranet (professeurs, élèves...), si la case "Autoriser les membres à modifier leur nom et prénom" n'est pas cochée, il faudra contacter l'administration pour modifier ces informations ou se connecter à son compte après coup. Cette option concerne également la modification de ces informations dans le profil.
Prévisualisation des formulaires d'inscription
Avant de lancer les réinscriptions ou les nouvelles inscriptions, vous pouvez prévisualiser le formulaire tel que l'élève / le tuteur le verra. Pour cela il faut cliquer sur le bouton "Prévisualiser" en haut à droite de l'écran ; vous aurez alors le choix entre la prévisualisation du formulaire des réinscriptions ou des nouvelles inscriptions.
Cela vous permettra ainsi de vous rendre compte si les options que vous avez cochées seront bien appliquées au moment du lancement.
Produits concernés
- Artist Standard
- Artist Premium
- School Standard
- School Premium
- Manager
- En option
Demandes liées