3. Lancer les préinscriptions en ligne

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Last updated: janv. 02, 2024 by Assistance Opentalent
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Comment lancer les préinscriptions en ligne ?

 

Pour les anciens élèves

Vous avez deux solutions qui s'offrent à vous :

  1. Dans le menu "Configuration > Préinscription en ligne", en haut à droite, cliquer sur le bouton "Lancer" et sélectionner "Réinscriptions". Une bulle d'information s'ouvrira pour vous indiquer le processus de lancement des réinscriptions.



  2. On a également la possibilité de lancer les réinscriptions individuellement :
    1. depuis le menu "Répertoire > Gestion des inscriptions" et sur la liste "Non réinscrits rentrée prochaine". On coche les personnes tout à gauche, dans la première colonne. On clique ensuite sur "Actions pour X sélectionnés" en haut à droite, puis "Lancer la réinscription".
    2. depuis la liste des élèves via le même processus.

Mails

Lors de la réinscription, les familles déjà inscrites dans la structure reçoivent un mail leur permettant de :

  • Pour les familles sans compte internet : créer un compte internet leur permettant d'avoir accès à leur espace et de se réinscrire sur le formulaire en retrouvant leurs données déjà renseignées par la structure.


  • Pour les familles avec un compte internet : d'accéder au formulaire de préinscription en ligne soit par le mail de réinscription, soit par leur compte directement grâce au bandeau de réouverture de réinscription.

Attention à ne pas envoyer plusieurs mails à une même personne si elle est à la fois tuteur et élève.

Pour les nouveaux élèves

Dans le menu "Configuration > Préinscriptions en ligne", en haut à droite, cliquer sur le bouton "Lancer" et sélectionner "Nouvelles inscriptions". Une bulle d'information s'ouvrira pour vous indiquer le processus de lancement des nouvelles inscriptions.

Vous avez deux possibilités :

  1. Si l'inscription concerne de nouveaux élèves, vous pouvez partager le lien qui s'affiche sur la bulle d'information ou le copier sur votre site internet.
    Ce lien les dirige vers un formulaire de création de compte différent de celui des anciens élèves qui n'ont pas encore de compte :


    Périodes d'ouverture des nouvelles inscriptions

    Attention: le lien est valide pour les familles pendant les périodes d'ouverture de l'inscription en ligne uniquement. Pensez à vérifier ces dates.


  2. Le lancement des nouvelles inscriptions concerne également les familles déjà présentes dans votre logiciel et va automatiquement envoyer un mail à vos élèves s'ils ont déjà procédé à leur réinscription et que celle-ci a bien été validée.
    Cela leur donnera la possibilité d'ajouter un nouvel enseignement et/ou un nouvel élève.
    Ce mail contient un lien permettant d'accéder directement au dossier de leur famille.


Si les anciens élèves ne se sont pas encore réinscrits, le processus de lancement des nouvelles inscriptions ne les concerne pas. Il faudra au besoin les relancer via le module de gestion des inscriptions, liste "non réinscrits rentrée prochaine"

.

Les élèves existants recevront un mail les invitant à se connecter sur leur compte pour effectuer l'inscription d'autres membres de la famille ou l'inscription à de nouveaux enseignements (voir la partie configuration pour l'administration).
Ce compte leur permettra de réaliser leur préinscription en ligne, mais aussi de faire bien d'autres choses comme consulter leur planning, leurs factures, le travail à faire...

Cependant il est important de noter que la famille ne pourra envoyer son nouveau formulaire qu'une seule fois. Par exemple, si elle soumet un premier formulaire lors des réinscriptions, puis un second lors des nouvelles inscriptions pour ajouter un nouvel enseignement à un élève déjà réinscrit, et qu'elle souhaite par la suite inscrire un nouvel élève il ne sera plus possible de le faire et l'administration devra procéder manuellement à l'inscription du nouvel élève.

A noter que le message "vous devez ajouter au moins un nouvel enseignement" vous invite, soit à ajouter un enseignement à un élève déjà réinscrit, soit à ajouter un nouvel élève et donc un enseignement.

Inscription par l'administration de la structure (sans création de compte)

Il est possible de lancer l'inscription d'un nouvel élève ou la réinscription en ligne d'un élève depuis le logiciel, sans avoir à lui créer un compte, ce qui permet de l'intégrer dans le système des inscriptions en ligne, le plaçant ainsi en liste d'attente par exemple.

  • Pour un nouvel élève : on utilise la procédure de création de nouveau contact, soit via le répertoire, soit via le bouton universel "Créer" en sélectionnant "Une Personne".

On choisit ensuite l'option "Inscription en ligne". Un formulaire d'inscription s'ouvre alors et il vous suffit de suivre les étapes successives.

  • Pour un ancien élève : dans la liste des élèves, on clique sur l'icône dédiée en regard du nom de l'élève pour accéder au formulaire d'inscription pré-rempli avec les informations existantes.


Attention

Cette procédure nécessite une bonne compréhension de cette fonctionnalité et de ses intérêts. Car en effet le risque de créer des doublons n'est pas négligeable et il est en principe préférable que l'élève crée son compte. La structure peut également intervenir directement dans la vue famille.

Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


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