4. Gestion et traitement des préinscriptions en ligne

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Last updated: juin 10, 2024 by Assistance Opentalent
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Comment gérer et traiter les préinscriptions en ligne ?

 

Accéder au traitement des données de la préinscription en ligne

Dans le menu "Répertoire > Gestion des inscriptions (1)", on se rend dans la liste "Inscriptions en ligne (2)". Dans la liste, vous retrouverez les réinscrits et les nouveaux élèves. Il vous faudra donc traiter tous les élèves dans la liste que vous trouverez en cliquant sur le bouton "Visualiser et valider l'inscription en ligne (3)".

Traiter les demandes

Dans ce formulaire, vous allez pouvoir vérifier dans un premier temps les informations rentrées par les familles, en sélectionnant en haut à gauche, la fiche que vous souhaitez vérifier.

L'administration peut valider une famille partiellement. Par exemple, si deux enfants s'inscrivent, il est possible d'en valider un sans avoir à valider ou rejeter le dossier de l'autre enfant. Il sera ensuite possible de traiter les autres dossiers ultérieurement. Valider une partie de la famille veut dire qu'on valide un membre et que celui-ci disparait donc de la liste des "Inscriptions en ligne" pour aller dans la liste des "Inscriptions rentrée prochaine".

A noter

Tant que vous n'avez pas accepté toutes les demandes d'inscription d'un même dossier, le bouton vous permettra d'enregistrer les éventuelles modifications apportées par l'administration au formulaire reçu. Aucune validation ne sera faite sans changement de l'état d'inscription.

Il est également à noter que la famille ne pourra pas faire une nouvelle demande tant que vous n'avez pas validé la ou les demandes en cours.



Et dans un second temps valider leur état d'inscription.

Envoi ou non d'un mail de confirmation

Au moment de valider un dossier, une modale s'ouvre pour vous proposer de notifier par mail la validation (quelle que soit la décision) :

Si vous notifiez la validation par email, l'élève ou le tuteur recevra un email intitulé "Statut de votre préinscription" lui indiquant pour chacune des demandes, si son dossier a été "accepté", "refusé" ou "en attente" (c'est-à-dire sur liste d'attente).

Si l'élève a choisi un cours, il lui sera confirmé dans le mail.

Si vous modifiez le statut (par exemple, de "en attente" à refusé ou accepté, ou de refusé à "en attente") vous pourrez à nouveau notifier la décision par email.

Toutefois si toutes les demandes ont été acceptées, le dossier disparait de la liste "inscriptions en ligne" et par conséquent le statut ne peut plus être modifié.

Dès que l'enseignement sera validé, le logiciel créera automatiquement un enseignement en fonction de la case "Acquis" du suivi pédagogique.
Exemple : 

  • Si la case "Acquis" n'est pas cochée > l'élève restera dans le même niveau
  • Si la case "Acquis" est cochée > l'élève sera automatiquement mis dans le niveau supérieur (cycle/niveau)

Ne pas oublier :

  • Si un élève ne se réinscrit pas à un enseignement, vous devrez mettre une date de fin au produit concerné pour ne pas qu'il soit facturé
  • Si un élève arrête complètement tous les enseignements, vous devrez alors l'archiver

Bon à savoir

Il est possible d'opter pour la validation automatique des réinscriptions. Voir la partie configuration des préinscriptions pour plus de détails.

Visualiser les demandes validées pour la rentrée prochaine

Dans le menu "Répertoire > Gestion des inscriptions", on se rend dans la liste "Inscriptions rentrée prochaine". Visualiser les 2 états d'inscription à l'enseignement pour l'année prochaine (couleur verte ou rouge).


Si votre état d'enseignement est rouge, cela signifie que la gestion administrative n'a pas été finalisée et qu'il manque l'enseignement à la rentrée prochaine. Pour l'intégrer, il vous suffit de cliquer sur le bouton à gauche, "Vue famille", pour lui renseigner l'enseignement à la rentrée prochaine, le professeur, le cours et les produits et dans la foulée facturer l'élève.

Si votre état d'enseignement est vert, cela signifie que la gestion administrative côté inscription en ligne est terminée. Maintenant, en passant par la "Vue famille", vous pourrez finaliser l'inscription ajoutant : le professeur, le cours, les produits et dans la foulée facturer l'élève.

Archivage

Un élève qui choisit d'arrêter tous ses enseignements via la transmission du formulaire sera automatiquement archivé.

Avancement du dossier d'inscription (pour la famille)


Une fois que l'élève a envoyé le formulaire, un message s'affiche :

Nous vous remercions d'avoir effectué en ligne la pré-inscription des membres de votre famille pour la rentrée prochaine dans notre établissement.
Vous allez recevoir un mail de confirmation des informations saisies.

Nous vous informons que l'inscription définitive ne sera validée qu'après votre passage au secrétariat de notre établissement pour finaliser votre dossier.

Si vous souhaitez apporter des modifications, nous vous invitons à prendre directement contact avec le secrétariat.

Il reçoit également un mail récapitulatif. A noter que la structure reçoit également un mail lui indiquant que l'élève a terminé sa préinscription en ligne.

Dans le compte de chaque élève, on indique l'état de traitement du dossier dans un bandeau qui s'affiche sur sa page d'accueil.

Conditions d'affichage du bandeau:

  • L'élève doit avoir validé sa demande d'inscription en ligne.
  • Après acceptation ou refus, le bandeau est affiché pour une durée de 30 jours.

Un bandeau différent s'affiche en fonction de la situation :

  • Votre dossier d'inscription est en attente de traitement : La demande est dans la liste des inscriptions en ligne et n'a pas été traitée par l'administration
  • Votre dossier d'inscription a été validé. Vous pouvez consulter le bloc "Enseignements en cours et à venir" sur la page d'accueil pour avoir des détails sur vos activités : La demande a été traitée par l'administration. L'élève a été accepté pour au moins l'une de ses activités.
  • Votre dossier d'inscription est en cours de traitement. Vous avez été placé sur liste d'attente pour une ou plusieurs activités
  • Votre dossier d'inscription a été refusé / annulé. Veuillez contacter l'administration pour plus d'informations : La demande a été traitée par l'administration. L'élève n'a pas été accepté dans l'établissement.


Il est possible d'envoyer un mail de confirmation à l'élève / au tuteur. Voir chapitre "Envoi ou non d'un mail de confirmation" ci-dessus.

Vous souhaitez connaître le nombre d'élèves pour la rentrée prochaine ?

  1. Aller sur le menu "Répertoire / Personnes"
  2. Sélectionner en haut à droite l'année scolaire n+1 
  3. Vous trouverez le nombre de vos élèves dans la liste : "Nombre de résultats"

ATTENTION : le nombre de résultats pour la rentrée prochaine ne dépend pas de l'enseignement mais de la fonction élève ! Pensez à bien vérifier que vos élèves disposent bien d'un enseignement pour la rentrée ! 

Élèves non réinscrits

La liste des non réinscrits se base sur trois critères visibles dans la fiche de l'élève :

  • Une fonction élève active
  • Au moins un enseignement de l'année en cours a une case "se réinscrit" non cochée
  • Aucune ligne d'enseignement n'a été créée sur l'année suivante

Cela concerne donc à la fois les élèves qui n'ont pas commencé le processus de réinscription et ceux qui arrêtent leurs enseignements.

Cette liste se vide une fois que les élèves non réinscrits ont été archivés. Par exemple, si vous archivez ces élèves avec une date de fin de la fonction élève au 31/07/2023, ils resteront visibles dans cette liste jusqu'à cette date.

Vous avez la possibilité de filtrer cette liste pour déterminer quels sont les élèves non réinscrits qui ont un dossier de réinscription en attente de traitement

Si vous souhaitez relancer ces élèves après avoir lancé une première fois le processus de préinscription, vous pouvez le faire à partir de cette liste. Il est en effet à noter que le processus de lancement des nouvelles inscriptions ne s'applique pas aux élèves non encore réinscrits mais uniquement aux élèves déjà réinscrits qui souhaitent ajouter un nouvel enseignement, ou à leur famille pour ajouter un nouvel élève.


Des élèves arrêtent des enseignements ou arrêtent tous les enseignements ?

N'oubliez pas de :

  • Mettre une date de fin pour les produits qui sont concernés par les enseignements arrêtés par les élèves mais qui continuent d'autres enseignements
  • Archiver les élèves qui quittent définitivement l'école

Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


Demandes liées

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