Factures, avoirs et acomptes
- Johan H.
- Assistance Opentalent
Comment gérer les factures et avoirs ?
Ce menu vous permet d’accéder à la liste des factures qui ont été générées par le logiciel.
Trois actions sont disponibles sur chaque ligne:
- L’icône en forme d’oeil permet de visualiser la facture. Il est intéressant de noter qu’il est possible de faire apparaître ou non l’état des règlements sur cette facture. C’est-à-dire la liste des règlements déjà effectués ainsi que, éventuellement, la liste de ceux à venir (échéances).
- L’icône en forme de ticket permet de faire un avoir. Un avoir est le moyen d’annuler une facture. L’annulation peut être nécessaire quand on a des montants erronés, des erreurs sur les produits, ou l’adresse de facturation, etc… En annulant la facture, on annule également ce qui devait être facturé. Il faut donc bien penser à compléter à nouveau ce qu’il faut facturer dans la fiche des personnes à facturer (des élèves probablement). A noter que, si des règlements ont déjà été effectués, ceux-ci seront reportés dans la prochaine facture, ou vous pouvez indiquer au logiciel que le montant a été remboursé.
- L’icône en forme de symbole Euro permet de gérer les règlements effectués et ceux à venir (échéances).
D’autres actions sont également disponibles dans le bouton d’actions en haut à droite:
- Imprimer les relances: permet d’exporter des factures de type « relance » au format PDF.
- Envoyer les relances par email: permet d’envoyer des factures de type « relance » au format PDF
- Imprimer les factures acquittées: permet d’exporter des factures avec la mention « Acquittée », parfois nécessaire pour les comités d’entreprise par exemple.
- Ré-éditer les factures: permet d’exporter à nouveau la facture.
- Exporter les lignes de facturation: permet d’exporter les factures au format Excel, avec le détail de tous les produits facturés. En règle générale, cela permet d’analyser toutes les factures d’une année, en vue de faire des statistiques financières.
- Envoyer les factures par mail: Permet d’envoyer les factures sélectionnées par mail
- Exporter: permet d’exporter les factures au format Excel, sans le détail des produits facturés. Il s’agit d’un export de liste « classique ».
La barre de recherche et les filtres vous permettent de sélectionner les documents selon les critères souhaités. Il est également possible d'afficher des informations qui n'apparaissent pas par défaut en passant par les colonnes à afficher. Vous pouvez par exemple filtrer le mode de règlement choisi par le payeur, la périodicité des règlements, les tags, les factures et acomptes qui ont été annulés par un avoir, etc.
Une fonctionnalité "Elèves non facturés" vous permet de détecter les élèves dont un ou plusieurs produits n'ont pas encore facturés. Cette fonction est matérialisée par le bouton 
présent sur la liste des factures, avoirs et acomptes. Ce bouton vous invite à exporter sous forme de fichier tableau la liste des élèves concernés. Si des élèves figurent dans cette liste à tort, il faut alors vérifier différents points.
ATTENTION
Les factures, avoirs et acomptes répondent au système d'affichage des données passées / présentes / futures.
Cela signifie que seuls les enregistrements de l'année scolaire en cours sont affichés. Si vous souhaitez visualiser les factures, avoirs ou acomptes d'une année passée, il faudra alors activer l'affichage des données passées.
Produits concernés
- Artist Standard
- Artist Premium
- School Standard
- School Premium
- Manager
- En option
Demandes liées