Résolution des problèmes liés à la facturation

Nous n'arrivez pas à facturer, la facture proforma est incorrecte ou un élève apparaît à tort comme non facturé ? Voici quelques unes des difficultés les plus couramment rencontrées par nos utilisateurs et nos suggestions de résolution.

Quand j'essaie d'éditer la facture, j'obtiens le message suivant :

Il faut vérifier plusieurs paramètres :

la facture a peut-être déjà été établie pour le produit concerné
le produit à facturer dans la fiche de l'élève :
- l'élève n'a aucun produit à facturer dans sa fiche
- le produit à facturer a une date de fin de facturation antérieure à la date de facturation ou l'élève a été archivé. En supprimant la date de fin la facture pourra être éditée.
- le produit à facturer est un produit ponctuel, donc facturé par défaut sur l'année scolaire en cours et vous souhaitez le facturer sur l'année scolaire à venir. Cela peut être le cas d'un instrument qui sera utilisé par le nouvel élève à partir du 15 septembre 2023 et vous voulez facturer en juin 2023. Voir la rubrique "Comment éditer des factures ?" de l'aide en ligne.
la période de facturation :
- la période demandée est incorrecte. Par exemple, vous tentez de facturer le 2ème trimestre alors qu'il a déjà été facturé.
les informations de facturation de l'élève
- si l'élève n'est pas le payeur, celui-ci a t-il été renseigné ? Si le payeur n'est pas indiqué dans la fiche de l'élève, le logiciel tentera de facturer l'élève et si celui-ci est mineur, cela peut poser problème (adresse postale manquante par exemple).
- existe t-il plusieurs payeurs pour le même élève ? Dans ce cas la quote-part de règlement par payeur doit être indiquée (par exemple, 50 % pour chacun). Inversement, si l'élève est payeur il ne faut pas le renseigner en tant que payeur pour lui-même comme s'il était son propre tuteur.
- il manque des informations permettant d'établir la facture.

Le logiciel édite une facture pour un élève qui ne se réinscrit pas

il faut vérifier si son ou ses produits ont une date de fin de facturation. De plus, si l'élève n'a pas été archivé, même s'il ne se réinscrit pas l'adhésion pourra être facturée par exemple. Il faudra donc mettre une date de fin à la facturation de ces produits. Dans le cas où la facture concerne plusieurs élèves d'une même famille, il faut s'assurer que la date de fin des produits de l'élève qui ne se réinscrit pas soit antérieure à la date de facturation des produits de l'élève qui se réinscrit.
il faut vérifier l'éventuelle présence de fiches en doublon pour la même personne. Si c'est le cas il faudra fusionner les fiches concernées.

Quand j'édite une facture pour une famille, certains membres ne sont pas facturés

il faut vérifier si les liens familiaux sont bien établis. S'il y a un même payeur pour tous les membres il faut vérifier pour chaque membre que cette information est bien présente : le payeur est-il mentionné dans la vue famille de(s) (l')élève(s) ?
il faut vérifier les produits : la date de facturation, le caractère ponctuel ou récurrent du produit, etc.

Un élève apparaît à tort dans la liste des élèves non facturés

Il y a plusieurs raisons possibles :

si c'est le produit correspondant à l'enseignement qui est considéré comme non facturé, il faut vérifier si ce produit a bien été configuré comme produit récurrent. Sinon le logiciel considèrera que l'enseignement n'a pas de produit correspondant et par conséquent, l'élève sera considéré comme non facturé. Dans le fichier des élèves non facturés, la colonne "Produits non facturés" indiquera "AUCUN PRODUIT". S'il s'agit d'une erreur, la solution dans ce cas est de corriger la fiche du produit. Si le produit en question est un stage, qui est un produit ponctuel par nature, il est alors normal que l'élève figure dans cette liste et il faut simplement ignorer l'information.
l'élève avait bien un produit récurrent sur l'année précédente et ne fait plus partie de la structure, mais il n'a pas été archivé et/ou son ou ses produits n'ont pas de date de fin de facturation
Il faut activer les données passées et vérifier s'il n'y a pas un doublon du produit facturé. Par exemple, je facture un produit "formation musicale" pour un élève. La date de facturation du produit dans la fiche de l'élève est au 25/10/2023 alors que j'ai facturé le 20 octobre. En affichant les données passées, je me rends compte qu'il y avait déjà un produit "formation musicale" avec une date de facturation 15/09/2023. C'est ce produit qui a été facturé le 20 octobre et par conséquent, le logiciel considère qu'il y a un nouveau produit "formation musicale" à facturer et cela explique que l'élève figure dans les élèves non facturés. Il faudra alors mettre une date de fin au produit déjà facturé.
il faut vérifier l'éventuelle présence de fiches en doublon pour la même personne. Si c'est le cas il faudra fusionner les fiches concernées.
Il est à noter qu'un élève qui s'inscrit et se désinscrit en début d'année scolaire risque de figurer dans le fichier des élèves non facturés et ce, même s'il est archivé entretemps. En effet, quand on archive un élève en cours d'année il est normal qu'il apparaisse toujours dans la facturation, le suivi pédagogique et les statistiques. Pour éviter les problèmes de facturation, il faudra alors supprimer le(s) produit(s) car dans la mesure où l'élève a un enseignement sur l'année en cours le logiciel cherchera à facturer un cours. Dans ce cas de figure, la colonne "Produits non facturés" indiquera également "AUCUN PRODUIT".

Je veux facturer une location ou un accessoire mais pas le cours (ou l'inverse) mais tous les produits sont inclus dans la facture

Vous avez la possibilité de facturer séparément les produits récurrents, comme les enseignements, et les produits ponctuels, comme une méthode de solfège. Pour plus de détails, n'hésitez pas à consulter la rubrique suivante de l'aide en ligne.

Le même produit apparaît deux fois sur la facture ou est facturé à nouveau

Cela arrive si l'on ajoute une seconde fois le même produit que l'année d'avant et que l'ancien produit n'a pas de date de fin de facturation.

Si un élève se réinscrit à un même enseignement, il n'est pas utile de créer à nouveau la même ligne produit dans sa fiche. Un produit récurrent sera facturé à intervalle régulier (en général une fois par an), tant que l'élève n'est pas archivé. En cas de doute il convient d'activer les données passées : ainsi il est possible de voir les anciens produits dans la fiche ou la vue famille de l'élève et de décider s'il faut enlever la date de fin d'un produit archivé ou ajouter un produit.

Je n'arrive pas à facturer la location

Il y a plusieurs façons de facturer la location :

Soit vous l'incluez dans la facturation courante (avec les cours) en tant que produit sans lien avec le parc matériel
Soit vous la facturez à part en la liant au parc matériel.

Il faut donc vérifier quelle option a été choisie par votre structure. Il faut également s'assurer que la bonne période est sélectionnée et s'il s'agit d'un produit ponctuel ou récurrent.

Je n'arrive pas à éditer les pro-forma

Avez-vous suivi les étapes d'édition des factures en renseignant la période et les personnes concernées ? Si vous ne pouvez pas cliquer sur le bouton "Edition des factures pro-forma", cela signifie que vous avez peut-être oublié de remplir l'un des éléments requis. En cas de problème technique, une fenêtre s'ouvre vous proposant de télécharger le journal des erreurs. Nous vous invitons alors à nous contacter via l'assistance.

Les réductions ne sont pas appliquées :

Avez-vous bien configuré la règle sur les réductions (menu Configuration > Facturation) ? Par exemple, si ces réductions s'appliquent sur le nombre d'élèves d'une même famille, la règle à appliquer sera "Plus l'élève est récent dans l'école, plus la réduction sera importante" plutôt que "Moins l'élève a des activités qui coutent cher, plus la réduction sera importante".

Le problème que je rencontre n'est pas listé ci-dessus

Nous vous invitons à nous contacter via l'assistance. Pour cela nous vous recommandons de nous fournir des informations précises avec une description de ce qui bloque.