Toutes les factures sont générées à partir d'un seul point d'entrée, le menu "Facturation > Edition des factures".

Vous pouvez gérer la location des matériels soit :

• comme un produit qui n'est pas lié à un matériel
  •  L’avantage principal de cette méthode est de ne pas avoir à créer le matériel dans le menu « Parc matériel » pour facturer les emprunteurs. Mais vous perdrez tous les avantages du logiciel cités ci-dessus.

    Le principe consiste à se rendre dans le menu « /wiki/spaces/SPEC/pages/2130439Produit » et de créer autant de produits que nécessaires. En général, un seul suffit, mais il pourrait il y en avoir plusieurs si on veut avoir un tarif de location différent par année, par exemple.

  • Dans ce cas, la location sera facturée en même temps que vos prestations.

• En fonction des caractéristiques des matériels qui sont loués à vos élèves
  Il y a plusieurs intérêts à gérer les locations par le menu « Parc matériel ». Les principaux sont :
  • Le matériel créé pourra bénéficier de toutes les fonctionnalités du logiciel : liste de suivi, relances par mail, bordereaux de mise à disposition…
  • La location est alors gérée par le logiciel, avec la possibilité d’appliquer automatiquement des tarifs différents suivant : la famille du matériel, le nombre d’années de location, le prix du matériel… sans avoir à changer quoi que ce soit dans la fiche des emprunteurs chaque année.
  • La location peut être facturée avec les prestations ou sur une facture à part.
    Dans ce cas :
    • les matériels doivent être créés dans votre Parc matériel
    • ils doivent être également associés aux élèves. Vous pouvez le faire soit :
      • depuis le bloc Matériel de la fiche élève
        
        
        
      • depuis le Bloc prêt et location de la fiche d'un matériel
        

Nota : les informations saisies dans le bloc de la fiche élève se retrouveront automatiquement dans le bloc du matériel concerné et vice versa.

• • vous devez configurer les paramètres de location dans le bloc location du matériel depuis le menu "Configuration/Facturation".
    
    Vous aurez alors la possibilité de facturer les locations de matériels avec les prestations de votre établissement ou facturées à part.
    
    

  • Mais, si vous avez choisi de gérer les locations par le parc matériel, dans le menu "Configuration > Facturation" vous avez la possibilité de séparer la location du reste des choses à facturer. Si vous avez fait ce choix, alors dans le menu "Configuration > Édition des factures", un bouton supplémentaire en haut à droite s'affiche, vous permettant de facturer les locations à part.

    

Etablir un contrat de location

Il n'existe pas de fonctionnalité "Contrat de location" dans le logiciel permettant de générer ce document en un clic. Pour obtenir un contrat de location, deux possibilités s'offrent à vous.

Première option : Bordereau de mise à disposition + Conditions générales

La première option est la plus simple. Elle consiste à créer un document hors du logiciel qui reprend les conditions générales de location. Ce document standard, similaire aux "conditions générales d'utilisation" que l'on retrouve sur de nombreux sites internet, n'est pas nominatif. Ensuite, vous générez un bordereau de mise à disposition dans le logiciel afin de le joindre à une copie de ces conditions générales, ce qui constituera un contrat de location. Seule la page générée par le logiciel contient toutes les informations relatives à l'identité de la personne, au matériel, et aux conditions tarifaires spécifiques.

Le bordereau de mise à disposition est généré dans le menu "Parc matériel", en allant dans la liste "Prêts" ou "Locations" suivant le cas. Et en cliquant à gauche, en face de chaque ligne, sur l'icône en forme de document. Il est aussi possible de les générer en masse en cochant plusieurs lignes et en passant par le bouton "Actions pour X sélectionnés" en haut à droite.

Avantages :

• Processus presque entièrement automatisé.

Inconvénients :

• Les conditions générales sont gérées en dehors du logiciel.
• Il sera probablement nécessaire de les faire signer.
• Modèle prédéfini par le logiciel et non modifiable.

Seconde option : Modèle dans la communication

La seconde option consiste à créer un modèle dans la communication en utilisant les variables de publipostage.

Avantages :

• Très flexible, peut être adapté et modifié de nombreuses manières.

Inconvénients :

• Ne reprend pas les conditions tarifaires ; il faudra donc joindre la facture au contrat.
• Le document doit être élaboré et mis à jour par les administrateurs.
• La mise en page peut parfois être difficile à maîtriser.