Echeancier de reglement

Owned by Johan H.
Last updated: juil. 08, 2024 by Assistance Opentalent
4 min read

Comment générer un échéancier ?

 

Le logiciel possède une fonctionnalité permettant de générer des échéanciers. L'échéancier permet à un payeur de régler en plusieurs fois.

Il est généré et utilisé dans les factures. Par défaut, on se base sur une période de 10 mois de septembre à juin.

Pour utiliser cette fonctionnalité vous devez l'activer dans le menu "Configuration > Facturation".


Configuration


Rendez-vous dans le menu "Configuration > Echéanciers de facturation".

Des échéanciers sont disponibles par défaut. Dans la liste, cliquez sur l'icône à gauche d'un échéancier pour le modifier, ou cliquer sur le bouton "+ Ajouter" en haut à droite pour en créer un nouveau.

Description des champs:

  • Libellé: Permet de donner un nom à l'échéancier. C'est ce libellé qui sera affiché dans les fiches élèves quand il faudra sélectionner les modalités de paiement dans le menu déroulant.
  • Actif: Permet d'indiquer si cet échéancier est actif ou non.
    Exemple: Si un échéancier a déjà été utilisé par le passé, il est recommandé de le garder pour ne pas supprimer l'information dans les fiches. Cette option sert donc notamment à l'archivage. Ou un à préparer un échéancier qui sera mis en place à l'avenir.
  • Calcul à la première échéance: Permet de définir la façon dont les échéances sont calculées.
    • Toutes les échéances sont automatiquement calculées: On divise le montant par le nombre d'échéances.
      Exemple: Si j'ai 120€ à payer en 3 fois, cela fera 3 échéances à 40€.

    • Première échéance fixe et les autres échéances sont automatiquement calculées: On définit le montant de la première échéance et les autres sont calculées automatiquement.


      • Montant de la première échéance: Permet d'indiquer le montant de la première échéance.
    • Toutes les échéances sont automatiquement calculées avec une première échéance plus élevée: Cela peut être utile si par exemple je souhaite intégrer une adhésion à la première échéance.
      Exemple: Si j'ai 120€ de cours et 20€ d'adhésion à payer en 3x, j'indique "20€" dans la première échéance et le logiciel fera une première échéance de 60€ (20+40) et deux autres échéances de 40€.
      • Montant de la première échéance: Permet d'indiquer le montant fixe qui sera appliqué à la première échéance, en plus du reste qui sera divisé par le nombre d'échéances.
  • Périodicité: Permet de déterminer le nombre d'échéances
    • Variable: vous permet de saisir un nombre d'échéances personnalisé
    • Mensuel: une échéance tous les mois, soit 10 échéances (de septembre à juin)
    • Bimestriel: une échéance tous les 2 mois, soir 5 échéances
    • Trimestriel: une échéance tous les 3 mois, soir 3 échéances
      • Du 1er septembre au 31 décembre
      • Du 1er janvier au 31 mars
      • Du 1er avril au 30 juin
    • Semestriel: une échéance tous les 6 mois, soir 2 échéances

Utilisation

Dans la fiche de chaque élève (vue famille) au niveau du payeur, dans la zone "Facturation", il faut alors remplir les champs "Mode de règlement" et "Echéancier". Si le payeur est le même pour plusieurs enfants, on le configure une fois, mais si le payeur est différent, il faudra le configurer dans chaque fiche.

A noter

Les produits (qu'ils soient récurrents ou ponctuels) et les adhésions peuvent être facturés séparément.


A noter qu'une échéance est en réalité un règlement dans le logiciel, mais avec une date d'encaissement prévue et aucune date d'encaissement effective. Une fois la date effective mise, l'échéance se transforme alors en règlement.

En cas d'erreur dans les dates d'échéances, il est toujours possible d'aller dans le menu "Facturation > Règlements et remboursements", pour sélectionner individuellement ou en masse des règlements à venir afin de changer leur "Date d'encaissement prévue". En cochant les règlements, puis bouton "Actions" en haut à droite, puis "Modification en masse".

Attention, afin que le logiciel crée un échéancier, il faut au minimum un produit ayant un type de périodicité "Récurrent". Les produits ayant comme type de périodicité "Ponctuel", ne peuvent pas avoir d'échéance s'ils sont facturés seuls. 


Produits concernés

  • Artist Standard
  • Artist Premium
  • School Standard
  • School Premium
  • Manager
  • En option


Demandes liées

Se connecter au logiciel - Nos formations - Contacter l'assistance