Edition des factures
Comment éditer des factures ?
Lorsqu’on est prêt à facturer, que la configuration est terminée, et que les personnes à facturer sont bien paramétrées. On se rend dans le menu « Edition des factures » pour lancer la facturation.
La première étape est de définir la période concernée. Si on a une facturation annuelle, on choisit « Année scolaire ». Si on a une facturation trimestrielle, on choisit le trimestre concerné, exemple « 1er trimestre ». Juste en-dessous, le logiciel donnent les dates exactes, vis-à-vis de la période sélectionnée. Il est important de vérifier que cela correspond à la période souhaitée.
Le logiciel préremplit cette valeur en fonction de la périodicité indiquée dans la page générale de configuration de la facturation.
La deuxième étape est de choisir les personnes à facturer. On utilisera alors le système de règles (décrit dans la section « Interface »), également utilisé dans l’agenda et dans le module de communication. La plupart du temps, on choisira « Dans ma structure > Elèves ». Ou « Dans ma structure > Adhérents » si vous souhaitez également sortir des factures contenant l’adhésion, pour les adhérents non élèves (membres du CA, simples adhérents…).
Le logiciel préremplit cette valeur en mettant “Elèves” par défaut. Le but est de gagner du temps pour l'édition générale des factures. Mais si on veut facturer une personne en particulier, il faudra penser à retirer cette règle en indiquant “Aucun” dans le menu déroulant).
Enfin, on cliquera sur le bouton « Editer les factures pro forma » pour générer un aperçu des factures.
Dans la plupart des cas, ces éléments suffisent à la facturation. Mais dans des cas plus précis, vous pourriez vouloir modifier les options suivantes sur la page:
Des cases à cocher vous permettent également de choisir le type de produits à inclure dans la facture (récurrents ou ponctuels, adhésion)
Optionnellement, une case en bas de page permet de définir un message spécifique à cet édition. Dans la configuration, il est possible de définir un message en en-tête, et un en pied de page, pour l’ensemble des factures générées par le logiciel. Mais, grâce à cette case, il est possible d’ajouter un message qui n’apparaîtra qu’une seule fois.
Une case à cocher permet également d’indiquer si l’on souhaite générer un échéancier qui sera intégré à la facture.
Dans la dernière étape de l'assistant, le logiciel propose de récupérer les factures pro-forma, et de générer les factures définitives si on valide. Le pro-forma est un mode "brouillon" très utile pour vérifier les factures avant de les générer. Il peut aussi être considéré comme un devis.
Suivant le nombre de factures à générer, il se peut que le logiciel vous demande de patienter et vous notifiera par mail quand l’opération sera terminée. Les factures seront ensuite disponibles dans le menu « Facturation > Factures et avoirs ».
Spécificités PES ASAP
Lors de l'édition des factures, si vous avez opté pour l’export PES ASAP (par exemple, Berger-Levrault), une fenêtre supplémentaire vous demande d’entrer le titre exécutoire et la date de disponibilité des factures.
Spécificités ROLE
Lors de l'édition des factures, si vous avez opté pour l’export ROLE ORMC, une fenêtre supplémentaire vous demande d’entrer le numéro de rôle. Obtenez plus d’informations à ce sujet en entrant en contact avec votre service compatibilité.