Edition des factures
- Johan H.
- Assistance Opentalent
Comment éditer des factures ?
Lorsqu’on est prêt à facturer, que la configuration est terminée, et que les personnes à facturer sont bien paramétrées. On se rend dans le menu « Edition des factures » pour lancer la facturation.
La première étape est de définir la période concernée. Si on a une facturation annuelle, on choisit « Année scolaire ». Si on a une facturation trimestrielle, on choisit le trimestre concerné, exemple « 1er trimestre ». Juste en-dessous, le logiciel donnent les dates exactes, vis-à-vis de la période sélectionnée. Il est important de vérifier que cela correspond à la période souhaitée.
La deuxième étape est de choisir les personnes à facturer. On utilisera alors le système de règles (décrit dans la section « Interface »), également utilisé dans l’agenda et dans le module de communication. La plupart du temps, on choisira « Dans ma structure > Elèves ». Ou « Dans ma structure > Adhérents » si vous souhaitez également sortir des factures contenant l’adhésion, pour les adhérents non élèves (membres du CA, simples adhérents…).
Des cases à cocher vous permettent également de choisir le type de produits à inclure dans la facture (récurrents, ponctuels, adhésion)
Optionnellement, une case en bas de page permet de définir un message spécifique à cet édition. Dans la configuration, il est possible de définir un message en en-tête, et un en pied de page, pour l’ensemble des factures générées par le logiciel. Mais, grâce à cette case, il est possible d’ajouter un message qui n’apparaîtra qu’une seule fois.
Enfin, on cliquera sur le bouton « Editer les factures pro forma » pour générer un aperçu des factures.
Dans la dernière étape de l'assistant, le logiciel propose de récupérer les factures pro-forma, et de générer les factures définitives si on valide. Le pro-forma est un mode "brouillon" très utile pour vérifier les factures avant de les générer.
Une case à cocher permet également d’indiquer si l’on souhaite générer un échéancier qui sera intégré à la facture.
Suivant le nombre de factures à générer, il se peut que le logiciel vous demande de patienter et vous notifiera par mail quand l’opération sera terminée. Les factures seront ensuite disponibles dans le menu « Facturation > Factures et avoirs ».
Spécificités PES ASAP
Lors de l'édition des factures, si vous avez opté pour l’export PES ASAP (par exemple, Berger-Levrault), une fenêtre supplémentaire vous demande d’entrer le titre exécutoire et la date de disponibilité des factures.
