Inscriptions en ligne côté élèves et familles
- Assistance Opentalent
Comment se déroulent les préinscriptions en ligne pour les élèves et leur famille ?
Les préinscriptions ont lieu à des périodes déterminées par l'établissement d'enseignement artistique. Il n'est donc pas possible de faire une demande en ligne en dehors de ces périodes.
En général, la première vague permet aux élèves de l'école de se réinscrire au même enseignement ou d'informer la structure de leur souhait de l'arrêter. A moins que l'école ne l'autorise simultanément aux réinscriptions, il faudra attendre l'ouverture des nouvelles inscriptions :
- pour qu'un élève de la structure puisse faire une demande d'inscription à un nouvel enseignement
- pour ajouter un nouvel élève parmi les membres de la famille de cet élève.
Nous vous invitons donc à vous renseigner auprès de l'administration de votre établissement.
Réinscription des anciens élèves
Lors de la période d'ouverture de la réinscription des élèves, si vous êtes déjà élève dans la structure il y a 2 possibilités :
- l'école vous envoie un email vous annonçant l'ouverture des réinscriptions. Dans cet email un lien vous permet, soit de remplir le formulaire de préinscription en vous connectant à votre compte, soit de créer un compte utilisateur qui vous donnera accès à ce formulaire.
- si vous avez déjà un compte utilisateur en tant qu'élève ou si vous gérez l'espace d'un élève dont vous êtes responsable, un bandeau violet s'affiche le jour de l'ouverture des préinscriptions. Il vous suffit ensuite de cliquer sur ce bandeau pour accéder au formulaire. Il est à noter que ce bandeau ne sera visible que sur la page de l'élève.
Nouvelles inscriptions
Pour les personnes qui ne sont pas encore élèves dans l'établissement
L'administration de l'établissement partage sur son site internet un lien qui permettra de créer un compte utilisateur dans la structure. Une fois le compte créé, il sera ensuite possible de remplir et soumettre le formulaire de préinscription.
A noter que ce lien n'est pas destiné aux élèves de la structure ou à leurs responsables.
Pour les élèves de l'établissement et leurs familles
Lors de la période des nouvelles inscriptions, si cela n'a pas été possible durant la période des réinscriptions, il sera possible aux élèves de l'établissement et/ou à leurs responsables de faire une demande d'inscription à un nouvel enseignement ou d'inscrire un autre enfant.
Il faut pour cela que l'établissement ait au préalable validé les demandes de réinscription. Sans cela il ne sera pas possible de soumettre de nouvelles demandes. Nous vous invitons donc à prendre contact avec l'établissement si vous ne voyez pas réapparaître le bandeau violet sur la page d'accueil de votre espace élève.
Attention
Il n'est pas possible de faire plus d'une demande de nouvelle inscription auprès du même établissement sur une même année civile. Exemple : je m'inscris à un stage en septembre, je ne pourrais effectuer une nouvelle demande en ligne avant janvier. Il est toutefois possible de faire la demande en direct auprès du secrétariat de l'établissement.
Remplissage du formulaire de préinscription
Si vous êtes déjà élève ou si vous êtes responsable d'un élève de l'établissement, vous aurez accès à un formulaire en partie prérempli.
C'est l'établissement qui détermine les champs du formulaire et les informations à fournir. Pour toute question au sujet du formulaire et la procédure de préinscription en général, vous devez donc contacter l'administration de l'établissement.
Vous avez la possibilité de finaliser votre préinscription plus tard en cliquant sur le bouton "Enregistrer et finaliser plus tard". Vous recevrez alors un email vous informant de l'enregistrement provisoire de votre demande, sur laquelle vous pourrez revenir ultérieurement.
Avancement des demandes d'inscription
Une fois la demande finalisée, en vous connectant à votre compte, un bandeau d'information de couleur noire, présent sur l'espace de l'élève, vous informera de l'état d'avancement de votre dossier. Pour cela il faut que vous ayez validé votre demande d'inscription en ligne. Après acceptation ou refus, le bandeau est affiché pendant 30 jours.
L'école a également la possibilité de vous envoyer par email une confirmation de l'acceptation, de la mise sur liste d'attente ou du refus de votre dossier.
La demande est dans la liste des inscriptions en ligne et n'a pas été traitée par l'administration
La demande a été traitée par l'administration. L'élève a été accepté pour au moins l'une de ses activités.
Au moins l'une des demandes n'est pas finalisée et a été mise sur liste d'attente. Il convient de contacter l'établissement pour plus de précisions.
La demande a été traitée par l'administration. La demande d'inscription a été refusée. Attention s'il s'agit d'une nouvelle demande et que l'élève avait déjà soumis une demande qui avait été validée, le refus concerne cette nouvelle demande. Veuillez vous référer au bloc "Enseignements en cours et à venir" présent sur votre page d'accueil pour les enseignements validés.
A noter
Il est à noter que l'établissement peut modifier le statut de votre inscription ; celle-ci ne doit donc pas être considérée comme définitive tant que vous n'avez pas eu un retour formel de l'établissement.
Si vous rencontrez des difficultés
Vous trouverez ci-dessous les problèmes les plus fréquents. Si celui que vous rencontrez n'est pas listée, merci de contacter l'établissement auprès duquel vous tentez de faire une demande de préinscription.
Important
Il est important de noter que si vous ou un membre de votre famille est déjà élève dans la structure, vous ne devez pas créer de compte mais valider celui que l'école a créé pour vous, c'est-à-dire définir un nom d'utilisateur et un mot de passe.
Vous ne devez donc pas arriver sur un écran "CREATION DE VOTRE COMPTE".
- Vous avez déjà un compte (la structure l'a créé pour vous et vous a envoyé un mail pour l'activer) :
| l'établissement m'a envoyé un email avec un lien de pré-inscription mais je ne l'ai pas reçu | vérifiez votre dossier "SPAM" ou "courriers indésirables". Vous pouvez également demander à l'établissement de vous renvoyer le lien. |
| j'ai cliqué sur le lien mais il a expiré | si vous avez accès à votre compte vous pouvez utiliser le bandeau violet qui s'affiche sur la page d'accueil de l'espace élève. Sinon il faut demander à l'établissement de vous renvoyer le lien. |
| je ne vois pas le bandeau d'inscription sur ma page d'accueil |
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- Vous n'avez pas encore de compte (vous n'êtes pas encore élève dans la structure) :
| quand je clique sur le lien pour créer un compte, un message m'indique que la période des inscriptions n'est pas ouverte | l'établissement définit les périodes d'ouverture des préinscriptions. En dehors de ces périodes il n'est pas possible de faire une demande en ligne. Nous vous conseillons donc de les contacter pour clarifier |
| après avoir renseigné la fiche responsable pour moi et la fiche élève pour mon enfant, j'ai commencé à créer par erreur une autre fiche élève et je ne peux pas passer à l'étape suivante | si vous avez créé une fiche élève en trop, vous pourrez la supprimer à l'étape du récapitulatif. Il faut d'abord compléter la fiche en question et choisir un enseignement pour avoir la possibilité d'atteindre la page du récapitulatif. A ce stade vous aurez deux choix pour chaque fiche : "éditer" et "supprimer". Il vous suffira donc de cliquer sur supprimer et la fiche créée par erreur sera effacée. |
| j'ai un compte mais je n'arrive pas à me connecter ou j'ai un message d'erreur | vous êtes déjà élève ou parent d'élève dans la structure | Votre compte est créé par la structure mais vous devez l'activer pour y accéder. Le lien que l'établissement vous envoie par email vous permet d'activer votre compte en définissant un identifiant (nom d'utilisateur) et un mot de passe qu'il faut confirmer. Il faut également cocher les deux cases "En soumettant ce formulaire..." et "J'ai lu et j'accepte...". Sans cela, rien ne se passera quand vous cliquerez sur "Créer votre compte". Si vous avez créé un compte par la méthode ci-dessous, réservée aux nouveaux élèves, et que vous n'arrivez pas à vous connecter, il faut demander à la structure de désactiver votre compte actuel et de le réactiver. Vous recevrez alors un email vous invitant à définir vos identifiants. Il faudra alors entrer un autre identifiant que celui du compte que vous avez créé vous-même et utiliser l'adresse email sur laquelle vous avez reçu le lien pour activer votre compte. |
| vous n'êtes pas encore élève ou parent d'élève dans cette structure | Après avoir renseigné tous les champs du formulaire vous devez confirmer votre adresse email en cliquant sur le lien qui vous est envoyé à l'adresse que vous avez indiqué dans le formulaire de création de compte
Le message suivant s'affiche ensuite :
Vérifiez votre messagerie. Vous devriez recevoir un email vous invitant à confirmer votre adresse mail. En cliquant sur le lien vous êtes redirigé vers le formulaire de préinscription. Si vous voyez l'écran et le message d'erreur suivants il vous suffit de cliquer sur "Se connecter" et d'entrer vos identifiant et mot de passe pour revenir sur le formulaire.
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- Lors du remplissage du formulaire :
| je suis déjà élève ou parent d'élève dans la structure et je ne peux pas m'inscrire à un nouvel enseignement dans le formulaire ou je n'arrive pas à ajouter un autre enfant en tant que nouvel élève | cela signifie que l'établissement n'autorise pas ces opérations pendant la période de réinscription des anciens élèves mais uniquement lors de la période d'inscription de nouveaux élèves. Contactez l'établissement ou son site internet pour connaître ces dates. |
| mes coordonnées pré-remplies sont fausses et/ou je n'arrive pas à les renseigner | l'établissement définit quelles informations vous pouvez modifier ou non pour éviter tout risque d'erreur. En cas de changement d'état civil ou de coordonnées, il faudra contacter l'établissement. |
| je n'arrive pas au bout du formulaire, on me renvoie sur les pages précédentes | une ou plusieurs informations n'ont pas été renseignées. Il peut s'agir d'un champ obligatoire non rempli ou d'un fichier qui n'a pas été joint au formulaire. Tant que des informations obligatoires sont manquantes, il ne sera pas possible de finaliser et soumettre le formulaire. Le logiciel vous renvoie donc sur la ou les pages du formulaire concernée(s). |
| je voudrais ajouter un de mes enfants en tant que nouvel élève mais j'ai un message d'erreur qui me dit "vous devez ajouter au moins un nouvel enseignement", or je ne veux pas ajouter de nouveaux enseignements à mon enfant déjà élève dans l'établissement | ce message est un rappel mais ne vous empêche pas d'ajouter un nouvel élève. Si vous cliquez sur le bouton correspondant, vous pourrez ajouter le nouvel élève PUIS un nouvel enseignement.
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Liens utiles
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