Vue d'ensemble

Quand on se rend dans le menu « Répertoire > Vue famille », le logiciel affiche une barre de recherche, pour retrouver une personne du répertoire (y compris dans les archives), et un formulaire permettant de créer un nouvel élève. Un bouton « + » à droite, permet d’ajouter un tuteur si nécessaire.

Une fois que vous avez chargé la fiche d’un élève, ou que vous avez cliqué sur le bouton « Enregistrer » pour procéder à l’inscription du nouvel élève, la page est alors composée de 4 zones:

• La zone « Recherche et création » qui vous permet de retrouver les membres d'une même famille en saisissant leur(s) nom(s) et ce quel que soit leur fonction, ce qui vous évite de passer par les différentes listes. Vous pouvez également créer une nouvelle fiche via le bouton dédié sur la droite.
  
  
  
  
• La zone « Famille », permet de gérer les liens familiaux. À gauche, on retrouve toutes les membres de la famille ayant le rôle d’élève. À droite, on retrouve le ou les tuteurs de l’élève actuellement chargé dans la vue famille. Grâce à des raccourcis pratiques, vous pouvez ajouter un enfant à la famille, ajouter un nouveau tuteur ou le retirer par exemple.
  
  
  
• La zone « Élève », constituée du panneau général en haut à gauche, et de plusieurs panneaux en dessous permettant de gérer les enseignements, les cours, la facturation, les fonctions et les informations médicales.
  Une information sur l'espace en ligne de l'élève vous permet de savoir si son compte est actif ou non.
  
  
• La zone « Tuteur », située en haut à droite, qui permet de modifier rapidement certaines informations du responsable de l’élève. Un lien permet également de transformer un responsable en élève, si par exemple un parent décide lui aussi de prendre désormais des cours. Cela a pour effet de charger le responsable à gauche (comme élève), et d’ajouter une ligne « Élève » dans les fonctions (avec aujourd’hui comme date de début).
  A noter qu'il est possible d'ajouter un tag pour l'élève mais également pour le tuteur.
  Une information sur l'espace en ligne du tuteur vous permet de savoir si son compte est actif ou non.
  
  
  
  

Détails de la zone élève

Informations générales

Le panneau en haut à gauche reprend les informations générales de l’élève: nom, prénom, date de naissance… Si l’élève n’a pas de tuteur (majeur), on indiquera également les téléphones et l’adresse mail. Si l’élève a un tuteur, alors on entrera les coordonnées dans la fiche du responsable, car il s’agit probablement de ses propres coordonnées en réalité. Cela signifie que si on a les coordonnées des deux parents, il faudra créer deux fiches dans le logiciel. C’est d’autant plus important qu’indiquer plusieurs tuteurs permet de les choisir comme payeurs et éventuellement diviser la facture. Quand on enverra les bulletins par mail, ou que l’on souhaitera communiquer avec les parents, si toutes les coordonnées sont dans la même fiche, le logiciel n'enverra qu’à une seule adresse mail, considérant avoir fait la tâche demandée. En créant deux fiches, le logiciel enverra bien un mail à chacun.

Dans le cas d'un élève majeur on peut toutefois lui ajouter des coordonnées comme un numéro de téléphone, une adresse postale ou un courriel en déroulant le menu "ajouter des coordonnées spécifiques à l'élève".

Ce panneau comprend également plusieurs cases à cocher :

• J'autorise la structure à utiliser mon image
• J'autorise la structure à utiliser mes créations
• J'atteste avoir lu et approuvé le règlement intérieur de l'établissement
• J'atteste vouloir recevoir des lettres d'informations, offres commerciales... provenant de l'établissement (ne concerne pas les mails administratifs)

Ces cases, par défaut, ne sont pas cochées. Elles sont également présentes sur la fiche de l'élève dans le bloc « Informations générales ».

Lors des préinscriptions en ligne : si l'élève qui s'inscrit ou se réinscrit ne coche pas cette case, un message s'affiche, demandant si l'élève souhaite donner ou non son accord.

Détails des enseignements suivis et cours

Ce panneau permet d’indiquer les différentes activités de l’élève. Un élève, dans un cursus plutôt classique, aura en général trois lignes: Formation musicale, Formation instrumentale, et Pratique collective. Dans la colonne « Professeur(s) », on peut indiquer un ou plusieurs professeurs. Dans la colonne "Acquis", une case à cocher permet d’indiquer si l’élève a acquis son année, s’il va passer au niveau supérieur l’année suivante. Cela est en lien étroit avec le système de changement d'année, passage automatique des cycles et des inscriptions en ligne (en option). La case à cocher  "Se réinscrit" est liée à ces mêmes fonctionnalités.

Dans la colonne "cours de cet enseignement", on retrouve un lien « Associer à un cours ». Cela vous permet d’indiquer le jour, l’heure, la règle de récurrence, et le lieu. Un lien permet également d'accéder au planning de cet élève.

Facturation

Ce panneau permet d’indiquer les informations de facturation.

Le champ « Identifiant client » permet d’indiquer une référence client. C’est utile quand, par exemple, on utilise un logiciel comptable en complément, et que l’on souhaite faire le lien avec un identifiant commun.

Le champ « Quotient familial », s’il s’applique à votre structure, vous permet d’indiquer la tranche dans laquelle se trouve l’élève. On retrouve ce paramètre dans le menu « Configuration > Facturation ».

Le champ « Zone de résidence », s’il s’applique à votre structure, vous permet d’indiquer la zone dans laquelle se trouve l’élève. Cela correspond souvent à une classification de type « Commune / Hors commune » ou « Communauté de Communes / Hors CC ». On retrouve ce paramètre dans le menu « Configuration > Préférences ». Une fois cette partie renseignée, on continuera la configuration dans le menu « Configuration > Facturation ».

Le champ « Adhésion », s’il s’applique à votre structure, vous permet d’indiquer si l’adhésion doit être appliquée à cette personne ou non. Cela permet aussi d’appliquer un montant d’adhésion personnalisé. A noter que ce champ peut être utilisé également par les structures non associatives pour facturer des frais d'inscriptions par exemple. Voir les rubriques suivantes pour plus de détails : Configuration > Facturation et Edition des factures.

Le champ « Catégorie professionnelle » est utile quand on a configuré le logiciel pour gérer des réductions liées au fait que la personne soit étudiante, ou au chômage par exemple.

Le tableau « Payeur » permet d’indiquer qui sera le ou les payeurs. Dans le cas d’un adulte, qui paie pour lui-même, il n’est pas utile d’indiquer un payeur. Pour les mineurs, le logiciel vous propose par défaut les tuteurs. On indique simplement qui est ou qui sont les payeurs, et quel est leur part en pourcentage. Un lien, en dessous du tableau, permet d’indiquer que « Le payeur n’est pas un tuteur ». Un nouveau tableau apparaît alors, et vous permet de choisir une personne du répertoire. Cela signifie que tout payeur doit avoir une fiche dans le logiciel, car une adresse postale est notamment nécessaire.

Le champ « Échéancier » permet d’indiquer la fréquence de paiement. En complément avec le « Choix du règlement payeur », qui permet d’indiquer le moyen de paiement, cela permettra ensuite au logiciel de créer un échéancier.

Produits à facturer

Ce panneau permet d’indiquer ce que l’élève va payer. Un élève pourra payer pour des cours en formule ou à la carte, des méthodes, des DVD, des billets de spectacle… Tout ce que l’on aura indiqué dans le menu « Facturation > Produits ».

Fonctions et rôles

Ce panneau vous permet d’indiquer les différentes fonctions de la personne. Comme on se trouve dans la vue famille, on devrait avoir une ligne « Élève ». Mais un élève peut avoir d’autres fonctions, par exemple:

• Dans une école associative, les élèves sont aussi adhérents
• Certains professeurs ou membres du CA peuvent prendre des cours, ils sont donc professeur et élève, président et élève…

La date de début permet d’indiquer la date de prise de fonction. Et la date de fin permettra donc d’archiver l’élève. Pour cette opération n'hésitez pas à consulter la rubrique dédiée.

D'autres panneaux sont également présents dans la vue famille :

Informations médicales

On renseignera dans ce panneau les coordonnées du médecin traitant ainsi que toute information utile. Si nécessaire, deux cases à cocher permettront à la structure de déterminer si l'élève doit disposer d'un certificat médical ou d'une attestation d'assurance.

Location du matériel de la structure

Si l'élève emprunte ou loue du matériel, comme un instrument par exemple, ces informations se retrouveront dans ce bloc et dans la fiche du matériel correspondant dans le parc matériel.

Parcours scolaire

Ce panneau, qui ne se retrouve que dans la vue famille, qui permet par exemple d’indiquer dans quel établissement scolaire (primaire, collège, lycée…) se trouve l’élève, ou encore dans quel autre établissement il pourrait suivre une activité artistique (exemple : j’ai une école de musique, et je veux indiquer que l’élève est aussi inscrit à l’école de danse, qui est un autre établissement). Attention l'année de début et de fin sont des champs obligatoires ; les informations ne seront pas enregistrées si ces données ne sont pas renseignées.

Attestations et justificatifs

Contient les documents qui concernent l'élève lui-même comme les attestations médicales, diplômes... Les documents fournis par le tuteur pour des questions de facturation, les documents administratifs se retrouveront dans la fiche ou la vue famille du tuteur.