Générer un avoir pour annuler une facture
- Johan H.
- Laetitia Siffointe
- Michel Pernet-Solliet
Comment annuler une facture et gérer un éventuel règlement ?
Lorsque l'on génère une facture, il n'est pas possible de la supprimer, il convient de l'annuler. Pour cela, il suffit de faire un avoir.
L'avoir est total, et reprend
l'ensemble des produits de la facture
le montant total TTC des produits
la référence et date de la facture
Dans le menu "Facturation > Factures, avoirs et acomptes", retrouvez la facture erronée. À gauche, une icône en forme de "ticket" permet de réaliser un avoir. Cela annule complètement la facture. Il ne sera en revanche pas possible de faire un avoir partiel sur un produit ou une partie de la somme.
L'étape suivante est, éventuellement, de retourner dans la fiche des personnes facturées, afin d'apporter les correctifs nécessaires, comme supprimer un produit par exemple, ce qui ne sera pas possible avant que l'avoir soit établi. Puis de relancer la facturation en allant dans le menu "Facturation > Édition des factures". Ainsi, la nouvelle facture prendra en compte les nouveaux changements.
A noter : il est possible, en utilisant les filtres, d'afficher ou d'exclure les factures et les acomptes qui ont été annulés par un avoir. Vous pouvez également afficher dans la liste la colonne correspondant à cette information il suffit d'afficher la colonne correspondante via le bouton "Colonnes à afficher".
Vos différents choix possibles :
Lorsque l'on fait un avoir, il est possible que certains règlements aient déjà été effectués. Vous avez alors le choix de les conserver, ou de les rembourser. Deux cas sont alors possibles :
Cas 1 : aucun règlement n'a été effectué
La facture est annulée
Un avoir est créé dans "Factures, avoirs et acomptes"
Il ne se passe rien au niveau des règlements et remboursements.
Cas 2: Des règlements ont été effectués
La facture est annulée
On vous demande si vous souhaitez rembourser le payeur, ou garder l'argent pour reporter le crédit sur la prochaine facture. Il est donc important de choisir la bonne option à cette étape !
Cas 1: Remboursement
En cas de remboursement, le règlement est conservé, mais une nouvelle ligne de règlement négative est ajoutée. Afin d'équilibrer les comptes.
Cas 2 : Vous souhaitez conserver le montant déjà facturé et annuler le solde restant à payer
Si un élève ou adhérent a suivi une partie de l'année dans votre établissement, mais décide d'interrompre en cours d'année, vous pouvez garder les paiements déjà perçus tout en annulant les paiements à venir. Voici comment procéder :
Cliquez sur "Conserver ce montant sur une nouvelle facture". Cette action annulera la facture en cours.
Générez une nouvelle facture correspondant uniquement au montant déjà perçu.
Pensez à indiquer une date de fin sur cette nouvelle facture, ainsi que sur les produits associés à cet élève ou adhérent.
Cas 3: Solde positif
En cas de solde positif, le règlement est conservé dans Règlements et remboursements, et le solde est ajouté sur le compte du payeur (dans le logiciel).
Lorsqu'une nouvelle facture sera générée :
si le montant est inférieur, la facture sera soldée partiellement et il faudra que le payeur règle le complément
si le montant est égal, la facture sera soldée totalement
si le montant est supérieur, la facture sera soldée totalement, et le reste du crédit servira à payer la prochaine facture
Pour les trois cas ci dessus, lors de la génération de la facture, une ligne de déduction apparaît en dessous du total : Règlement déjà effectué.
Produits concernés